Zarządzanie flotą pojazdów - co to jest? Porady

Zarządzanie flotą pojazdów – metody

1. Zarządzanie flotą samochodową „onsite” – firma z własnym menadżerem

Firmy które zatrudniają własnych managerów floty, nakładają na to stanowisko szeroki zakres zobowiązań, w tym wymogi zgodności i obowiązek zachowania należytej staranności. W niektórych przypadkach rola ta nabrała bardziej strategicznego wymiaru.

2. Zarządzanie flotą pojazdów „offsite” – korzystanie z usług zewnętrznych firm

W innych organizacjach stanowisko to całkiem zniknęło, a obowiązki prowadzenia floty zlecono outsourcingowym firmom specjalizującym się w zarządzaniu flotą, lub rozdzielono pomiędzy inne działy firmy, takie jak finansowy, operacyjny czy HR.

Zanim przyjrzymy się plusom i minusom outsourcingu w zakresie zarządzania i utrzymania floty, powinniśmy rozważyć kilka ważnych kwestii, dotyczących specyfiki twojej firmy. Chodzi o rozmiar i rodzaj działalności, kulturę firmy i sytuację gospodarczą (przy pogorszonej koniunkturze często zależy nam na pełnej kontroli kosztów).

Outsourcing zarządzania flotą – zalety

Korzyści skali – specjaliści od zarządzania flotą mogą skupić się na bieżących zadaniach - negocjować niższe ceny i wyższe zniżki za zakup i/lub leasing samochodów, części, serwisu, oraz na utylizację i/lub remarketing używanych aut.

Większa wydajność/efektywność – firma specjalizująca się w zarządzaniu i utrzymaniu floty będzie w stanie dokonać analizy różnych wskaźników i określić kluczowe wskaźniki efektywności, umożliwiając zmniejszenie kosztów operacyjnych, wydatków na naprawy, paliwo, administrację oraz skrócenie okresów, gdy auta są wyłączone z użytku.

Większy wgląd – specjalista od zarządzania flotą może dostarczyć firmie szczegółowe raporty dotyczące wydajności pojazdów i kierowców, dostępne za pomocą technologii takich jak telematyka.

Usprawnienia – zamiast wielu płatności i licznych raportów z wydatków, przedsiębiorstwo może po prostu płacić jednej firmie, znacząco redukując ilość wewnętrznej pracy administracyjnej wymaganej do zarządzania flotą.

Benchmarking/analiza porównawcza – firmy zajmujące się zarządzaniem flotą potrafią lepiej zbadać wydajność floty, ponieważ zarządzają innymi. Co więcej, oznacza to, że potrafią wskazać szanse rozwoju oraz przewidzieć problemy i obszary nieefektywności.

Produktywność i bezpieczeństwo kierowców – dostęp do programów szkoleniowych i technologii takich jak systemy telematyczne pomoże wypracować bezpieczniejsze techniki jazdy oraz obniżyć koszty paliwa.

Diabeł tkwi w szczegółach – szanujący się specjalista od zarządzania flotą powinien posiadać pełną wiedzę w zakresie wymogów prawnych i najlepszych praktyk.

Outsourcing zarządzania flotą – wady

Znajomość firmy od wewnątrz – przejście na zewnętrzne zarządzanie flotą może oznaczać, że firma straci cenne umiejętności, kontrolę i wiedzę wewnętrzną. Organizacja może być w ten sposób zdana na łaskę specjalisty do spraw floty, bez nikogo wewnątrz z wystarczającym doświadczeniem, by kwestionować jego decyzje.

Widoczność danych – firmy zajmujące się zarządzaniem flotą pojazdów mogą ograniczać raporty wydajności do podstawowych kwestii, czego skutkiem jest brak dogłębnej wiedzy.

Co z oczu, to z serca – koniec końców, to dyrektorzy są zawsze odpowiedzialni za swoich kierowców, a outsourcing zwiększa ryzyko utraty odpowiedzialności korporacyjnej.

Kontakty – wewnętrzny manager floty jest na miejscu i może bezpośrednio porozmawiać z kierowcami, kiedy tylko mają jakieś pytania lub wątpliwości. W przypadku outsourcingu taki poziom relacji ciężko osiągnąć. Co więcej, wcześniejsze kontakty wewnętrznego managera floty z dealerami, dostawcami i ubezpieczycielami zostaną znacznie osłabione lub zerwane.

Przywiązanie do organizacji – outsourcingowe zarządzanie flotą pojazdów nie może dorównać wewnętrznemu managerowi floty pod względem zażyłości z firmą i jej kulturą.

Obsługa klienta – decyzje oparte czysto na kwestiach finansowych nie zawsze będą najlepsze dla klientów i mogą skutkować utratą zysków.

Przyszłość outsourcingu

Decyzja o przejściu na outsourcing opiera się na znalezieniu odpowiedniej równowagi i może się okazać, że najlepszym rozwiązaniem wcale nie będzie zdecydowanie się w pełni na jedną z opcji, ale zachowanie wewnętrznego managera floty, pełniącego rolę łącznika między firmą a dostawcą usług zarządzania flotą. Przy tak wielu zmiennych, decyzja sprowadza się do tego, co najlepiej odpowiada potrzebom biznesowym danej firmy.

Opracowano na podstawie tekstu Garetha Herincxa.

Jak otrzymać kartę Shell Card