Jak wykorzystać dane do walki z nadużyciami paliwowymi?

Nadużycia paliwowe kosztują. Zgłaszanie zawyżonej liczby przejechanych kilometrów, napełnianie kanistrów podczas tankowania samochodu służbowego, czy tankowanie prywatnego auta na firmową kartę – większość z nas słyszała o takich praktykach, ale czy wiemy, jaki wpływ mają na koszty działalności przedsiębiorstwa?

W skali globalnej zespół Shell jest w stanie wskazać kwotę rzędu 4 milionów dolarów, którą udało się zaoszczędzić dzięki wykryciu nadużyć paliwowych¹ . Biorąc pod uwagę, że koszty paliwa stanowią 25-30% kosztów prowadzenia działalności w sektorze transportowym, nawet niewielkie oszczędności będą miały duży wpływ na finanse firmy.

Nawet jeśli firmy posiadające floty być może nigdy całkowicie nie pozbędą się nadużyć, istnieje wiele metod zmniejszenia skali tego zjawiska, które profesjonalni i doświadczeni managerowie floty powinni wprowadzić w życie.

Po pierwsze: zamień papier i długopis na dane cyfrowe

Bez wątpienia przedsiębiorstwa mogą wprowadzić wiele różnych systemów komputerowych, ale zdaniem Ashley Sowerby, dyrektor Chevin Fleet Solutions, ekspertki w dziedzinie oprogramowania flotowego z Wielkiej Brytanii, najważniejszy jest ten najprostszy, pozwalający odejść od papierowego systemu.

„Papierowa dokumentacja sprzyja błędom i jest mało wydajna. Nie wszyscy mają czytelne pismo lub dobrą pamięć, a co więcej, mogą podawać fałszywe dane” – twierdzi Sowerby – „Papier zwyczajnie nie jest profesjonalnym narzędziem do przechowywania informacji”.

Kluczem jest posiadanie danych niezbędnych do wyliczeń. Przemysł flotowy niemal jednogłośnie potwierdza, że dobrym rozwiązaniem jest stosowanie kart paliwowych, w przeciwieństwie do samodzielnego zgłaszania przejechanych kilometrów przez kierowców.

Na najbardziej podstawowym poziomie umożliwia to managerowi floty ograniczenie tankowania przy użyciu karty (w tym karty Shell) do konkretnego pojazdu o konkretnym numerze rejestracyjnym lub też do wyodrębnionego obszaru, określonych godzin pracy, dziennej dozwolonej liczby transakcji, czy rodzaju paliwa. Dla przykładu, jeśli twoja flota jeździ tylko na dieslu, kierowcy nie będą mogli zatankować benzyny na koszt firmy. Dodatkowo, w zależności od potrzeb firmy i kierowcy, karta może uwzględniać lub wykluczać takie elementy eksploatacyjne jak zakup oleju czy korzystanie z myjni.

Po drugie: zarządzać znaczy mierzyć

Szczegółowe miesięczne raporty, które otrzymujesz dzięki karcie paliwowej, umożliwiają lepsze zrozumienie wydatków każdego z kierowców, dzięki czemu łatwo można wykryć nieprawidłowości. „Właściciel floty otrzyma wiele przydatnych informacji, nie tylko dotyczących wydatków na paliwo, ale też wykorzystania pojazdu i zachowania kierowcy” – twierdzi David Bushnell, mobility product manager w firmie leasingowej Alphabet.

Kolejną zaletą karty paliwowej jest zwiększenie bezpieczeństwa – większość kart wyposażona jest w czytniki chipów i numery PIN, a specjalne zespoły ds. nadużyć monitorują użycie kart i alarmują klientów w przypadku jakiegokolwiek podejrzanego zachowania. Korzystanie z firmowych kart dostawców paliwa daje dodatkowe korzyści, np. jest większa szansa na identyfikację pojazdu i kierowcy, a to za sprawą kamer przemysłowych na stacjach paliw.

Po trzecie: wykorzystuj narzędzia do porównywania zużycia paliwa

To niestety nie rozwiązuje w całości problemu zawyżonych kilometrówek. Zdaniem firmy The Miles Consultancy, lidera w dziedzinie zarządzania mobilnością, to właśnie zawyżanie kilometrów jest najczęstszym rodzajem nadużyć we flotach firmowych. Choć dyrektor Paul Hollick z The Miles Consultancy określa większość z nich jako „niewielkie”, przyznaje, że jego firma regularnie ma do czynienia z osobami, które zdają się traktować miesięczne rozliczenia kilometrówek jako formę „dodatkowego dochodu”.

Jak wyjaśnia Hollick, „takie sztuczki jak zaokrąglanie przebytych kilometrów do 10 w sumie kosztuje flotę miliony funtów rocznie”. Choć niemożliwe jest podanie dokładnej całkowitej liczby, Hollick jest pewien, że każda firma przepłaca na paliwie i kilometrach.

Wykorzystanie danych i specjalnego oprogramowania może przynieść wiele korzyści. „Dla floty niezwykle ważne jest to, aby posiadać zarówno dane dotyczące przebytych kilometrów, jak i zużytego paliwa. Przydatne są również informacje na temat rzeczywistego spalania, emisji CO₂ i innych czynników ważnych z punktu widzenia zarządzania informacją. Dzięki temu można zidentyfikować prawdopodobne przypadki oszustwa. Może to być na przykład sprzedaż skopiowanej karty paliwowej, tankowanie prywatnych samochodów lub klasyczne tankowanie do kanistrów” – komentuje Hollick.

Zgadza się z tym Aslhey Sowerby z Chevin Fleet Solutions, dodając, że oprogramowanie do zarządzania flotą jest obecnie na tyle zaawansowane, że porównuje nawet pojemność baku pojazdu z ilością zakupionego paliwa i sygnalizuje wszelkie rozbieżności, które mogą sugerować nadużycie.

Innymi przydatnymi narzędziami są aplikacje mobilne i systemy telematyczne. Jest całe mnóstwo aplikacji, które zapisują przebieg podróży oznaczając na mapie ich początek i koniec oraz czas przejazdu, co ułatwia tym samym porównanie danych zgłoszonych przez kierowcę. Nie brakuje również bardziej skomplikowanych systemów telematycznych, w których urządzenia namierzające są umieszczone w pojeździe, dzięki czemu zapisują lokalizację i inne dane dotyczące pojazdu, mogą pokazać całą trasę, jaką przebył kierowca i przekazać faktyczną liczbę przejechanych kilometrów. Kierowca nie ma zatem możliwości zafałszowania tej informacji.

„Zapobieganie nadużyciom jest tak naprawdę jedynie początkiem tego, co można zrobić z wysokiej jakości danymi dotyczącymi przebiegu” – podsumowuje Hollick – „Te informacje są podstawą praktycznie każdego aspektu zarządzania flotą, od poznania rzeczywistych kosztów mobilności po zarządzanie ryzykiem i planowanie skutecznych strategii na przyszłość”.

Na polskim podwórku

W Polsce właściciele kat paliwowych Shell mogą korzystać z systemu Shell Card Online, dzięki któremu przez całą dobę 7 dni w tygodniu mogą na bieżąco zarządzać swoją flotą i gospodarką paliwową. W przypadku wykrycia przez system nietypowej transakcji właściciel od razu jest alarmowany za pomocą wiadomości email, a wszystkie faktury są przechowywane w formie elektronicznej, co pozwala szybko i łatwo znaleźć potrzebny dokument.