Jak dbać o samochody flotowe? Porady dla właścicieli i zarządców floty

Najważniejsze dla zachowania sprawnej i oszczędnej floty jest opracowanie kilku prostych wytycznych. Pokazując swoim pracownikom jak dbać o samochód masz większe pole do działania. Wyznacz zasady użytkowania aut i dopilnuj, aby były one respektowane.

Polityka dla kierowców

Pierwszym krokiem na drodze do dobrze utrzymanej floty jest ustanowienie polityki dla kierowców. Powinna ona zawierać wszelkie oczekiwania, które jasno określają ich obowiązki.

Oczekiwania wobec kierowcy mogą się różnić w zależności od profilu działalności firmy, ale ważne jest, aby ustalić dokładnie obowiązki pracownika korzystającego z auta służbowego. W każdej firmie odpowiedź na pytania „Jak dbać o samochód? Czego pod żadnym pozorem nie można robić?” może być zupełnie inna.

Częścią tej polityki powinien być wymóg regularnych „kontroli pojazdu”.

Oto kilka prostych wytycznych, zgodnie z którymi można przeprowadzić kontrolę:

Paliwo: czy bak jest pełen?
Światła: czy działają? Czy potrzebna jest wymiana żarówek?
Olej: czy jest go wystarczająca ilość?
Płyny: czy w zbiornikach nie brakuje płynu chłodniczego, płynu zapobiegającego zamarzaniu, albo płynu do spryskiwaczy?
Elektryka: czy akumulator jest w dobrym stanie?
Opony: czy opony są odpowiednio napompowane, a głębokość bieżnika na odpowiednim poziomie?
Ty: czy kierowca jest gotowy do drogi?

Jak cię widzą, tak cię piszą

Poza tymi ważnymi kontrolami, polityka dbania o samochody każdej floty powinna też obejmować estetykę pojazdu, ponieważ brudna lub niechlujna flota negatywnie odbija się na firmie i jej marce.

Dlatego właśnie należy zadbać o to, by kierowcy zrozumieli, że ich samochody, furgonetki czy ciężarówki – zwłaszcza, jeśli mają one na sobie logo lub barwy firmy – są jeżdżącą reklamą ich pracodawcy.

Dobry wygląd to nie tylko kwestia estetyki – zgodnie z przepisami ustawy Prawo o Ruchu Drogowym¹ tablice rejestracyjne muszą być czytelne, a za niedopełnienie tego obowiązku grozi mandat karny w wysokości nawet 500zł.

Kierowcy pojazdów poruszających się w terenie również muszą pamiętać o tym, że ponoszą odpowiedzialność za zanieczyszczenie drogi. Zgodnie z art. 91 kodeksu wykroczeń², w okolicznościach, w których może to spowodować niebezpieczeństwo lub stanowić utrudnienie w ruchu drogowym, ryzykują naganą lub grzywną do kwoty nawet 1500zł.

Jak dbać o samochód powinni Twoi pracownicy? Jedną z podstawowych zasad jest szczególne zwracanie uwagi na utrzymanie go w czystości. Podkreśl wagę troski o zachowanie czystości w aucie lub kabinie, tj. niezaśmiecanie ich puszkami po napojach gazowanych lub pustymi opakowaniami po jedzeniu. Pozostawione butelki z resztkami napojów, paczki po czipsach czy opakowania po kanapkach mogą poplamić tapicerkę i dywaniki. Jeśli samochód jest wynajmowany, te plamy mogą spowodować dodatkowe opłaty przy zwrocie auta.

Edukowanie kierowców

Jak dbać o samochód, którym jeździ kierowca o swoich własnych przyzwyczajeniach, nieświadomy Twoich oczekiwań? Nie można przecież wymagać, że Twoi pracownicy będą od razu wiedzieli na czym Ci najbardziej zależy i na co mają zwrócić szczególną uwagę. Kierowców flotowych należy zachęcać do sprawdzania w jaki sposób ich umiejętności prowadzenia mogą wpłynąć na stan pojazdu oraz rachunki floty za serwis i naprawy Tylko wtedy będzie można mieć pewność, że nie tylko będą chcieli przestrzegać zasad, ale i będą wiedzieli jak dbać o samochód.

Dbanie o samochód nie polega tylko na chuchaniu i lakierowaniu. Kierowcy mogą pomóc zachować auta w dobrym stanie, jeżdżąc ostrożniej. Jeśli wyeliminujemy nagłe przyspieszanie i ostre hamowanie, zminimalizujemy zużycie pojazdu i ograniczymy przestoje wynikające z konieczności wymiany klocków hamulcowych lub kabli sprzęgła.

Taki ostry styl jazdy jest też mniej wydajny i przyczynia się do większych rachunków za paliwo.

Dochodzi też kwestia szkód. Jeśli twoi kierowcy przewożą towary, ostre hamowanie i nagłe zatrzymywanie mogą spowodować poluzowanie i przewrócenie się towarów, co wiąże się ze szkodami i dodatkowymi kosztami wymiany.

Jeśli chodzi o mechaniczne i fizyczne utrzymanie pojazdu, kierowcy powinni zdawać sobie sprawę, że minimalizowanie kosztów napraw jest priorytetem nie tylko dla zyskowności firmy, ale też dla sprawnego funkcjonowania każdej floty. Wyłączenie pojazdu z użytku jest niedogodnością dla wszystkich – managerów floty, kierowców i klientów.

Przestrzeganie wytycznych

Kiedy już ustalisz wytyczne i poinstruujesz kierowców, powinieneś też zadbać o to, by twoi pracownicy przestrzegali ustalonych reguł.

Innymi słowy, zapewnij im narzędzia niezbędne do przeprowadzenia kontroli auta, takie jak szmatki do wycierania bagnetu przy sprawdzaniu oleju, monitory ciśnienia opon, ściereczki do szyb i środki przeciw zamarzaniu.

Możesz także stworzyć kierowcom konto w miejscowej myjni, gdzie dostępne są m.in. specjalistyczne produkty do czyszczenia.

Kontrole na miejscu

Gdy wprowadziłeś już odpowiednią politykę i przekazałeś kierowcom niezbędne narzędzia, czas na ich egzekwowanie.

Niezbędne będą kontrole na miejscu, czyli zanim samochody wyjadą w trasę/na spotkanie, lub kiedy stoją na parkingu firmy, zwłaszcza w pierwszych dniach od wprowadzenia nowej polityki.

Zachęty

Innym sposobem zachęcenia kierowców jest motywowanie ich do tego, by dbali o dobry stan pojazdów – jeżeli będą wiedzieli jak dbać o samochód i dlaczego warto to robić, z pewnością zaczną wykonywać określone czynności, zwłaszcza gdy będą się one wiązały się z dodatkową gratyfikacją.

Możesz nagradzać kierowców za bardzo dobre wyniki przeglądów auta, lub za szczególnie dobre wyniki kontroli wyglądu samochodów.

Możesz też wykorzystać ich instynkt rywalizacji i zorganizować konkurs na najlepiej utrzymany pojazd miesiąca, w którym zwycięzcy otrzymują vouchery i inne nagrody.

Wprowadzenie kilku podstawowych wytycznych i wspieranie kierowców w utrzymaniu dobrego stanu samochodów jest ważne nie tylko z punktu widzenia marki, ale także finansów – dobrze utrzymany pojazd to oszczędny pojazd.

Opracowano na podstawie tekstu Craiga Thomasa.

 

_{¹ http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170002355/O/D20172355.pdf}

_{² http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19710120114/U/D19710114Lj.pdf}