Odliczanie paliwa od podatku – kiedy jest to możliwe?

Odliczanie VAT od paliwa. Kto i na jakich zasadach może skorzystać?

Czynny podatnik VAT ma możliwość odliczenia podatku VAT za paliwo podczas księgowania faktury. Mówi o tym ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług w art. 86a ust. 1 i ust. 3.

To, jaki procent wartości podatku VAT za paliwo można odliczyć, zależy od sposobu użytkowania samochodu w firmie.

Podatnik VAT może:

• wykorzystywać samochód tylko do celów związanych z firmą,
• korzystać z samochodu firmowego w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz prywatnych.

Odliczenie VAT za paliwo: 100%

Jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko i wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT z faktury za paliwo. Pojazd zakupiony na firmę powinien znajdować się w ewidencji środków stałych przedsiębiorstwa.

Aby skorzystać z opcji odliczenia 100% VAT, podatnik musi złożyć w urzędzie skarbowym druk VAT-26. Dodatkowo konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji użytkowania pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Mowa o niej w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

Ewidencja taka powinna uwzględniać:

• numer rejestracyjny samochodu,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem, który uwzględnia:
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.
• podsumowanie liczby przejechanych kilometrów w danym okresie rozliczeniowym oraz datę zamknięcia ewidencji.

Wpisy w kilometrówce muszą być potwierdzone podpisami podatnika. Mają one poświadczać autentyczność każdej pozycji w ewidencji. Oprócz tego płatnik musi stworzyć regulamin korzystania z samochodu firmowego, a każda osoba, która prowadzi samochód, powinna się z nim zapoznać.

Co ważne, po złożeniu druku VAT-26, odliczenie 100% VAT przysługuje podatnikowi nie tylko na paliwo, ale i na wszelkie koszty związane z eksploatacją samochodu (przeglądy, wymiana oleju, myjnia etc.) oraz z jego zakupem.

Kilometrówki tej nie należy mylić z tzw. kilometrówką PIT, która została zniesiona nowelizacją ustawy o PIT, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku.

Odliczanie VAT za paliwo: 50%

Art. 86a. ust. 1 ustawy o VAT mówi wyraźnie, że kwota podatku należnego powinna być obniżona o 50% kwoty podatku naliczonego w przypadku kosztów związanych z eksploatacją samochodów osobowych. Co to w praktyce oznacza?

Gdy podatnik chce wykorzystywać samochód do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz do celów prywatnych, przysługuje mu odliczanie VAT od paliwa w wysokości 50%.

Przedsiębiorca nie musi tu składać specjalnej deklaracji w urzędzie skarbowym – druk VAT-26 nie jest wymagany. Co więcej, niepotrzebne jest prowadzenie kilometrówki ani żadnej innej ewidencji. Odliczenie VAT za paliwo w wysokości 50% po prostu przysługuje każdemu podatnikowi, niezależnie jak duża część paliwa została spożytkowana do realizacji celów związanych z działalnością gospodarczą. Tu także ulga przysługuje na wszystkie koszty eksploatacji samochodu.

Jeżeli przewidujesz więc, że będziesz korzystał z samochodu zarówno prywatnie, jak i w celach zawodowych, lepiej wybrać tę opcję ulgi podatkowej.

Jak rozliczyć w firmie koszty paliwa? Oszacuj ewentualne koszty

Odliczenie podatku VAT od paliwa to tylko pierwszy krok. Pozostaje jeszcze kwestia podatku dochodowego PIT.

Wydatki na paliwo mogą obniżyć podstawę do naliczenia podatku dochodowego PIT, czyli mówiąc precyzyjnie, zakup paliwa można uznać za koszt uzyskania przychodu.

Aby ułatwić sobie rozliczenia warto, pobierać zbiorcze faktury za paliwo. Taką możliwość daje Ci dołączenie do programu flotowego Shell. Z Shell Fleet App korzystać mogą zarówno mikroprzedsiębiorcy, jak i firmy z dużymi flotami. Korzystanie z programu lojalnościowego Shell nie tylko ułatwia rozliczenia, ale i gwarantuje Ci atrakcyjne zniżki na tankowanie paliwa.

Odliczanie kosztów paliwa w działalności gospodarczej – samochód firmowy

W przypadku samochodów wpisanych w ewidencji środków stałych przedsiębiorstwa, pojazdów leasingowanych lub najmie, za koszt uzyskania przychodu uważa się 75% kwoty netto z faktury za paliwo. Jeżeli samochód jest wykorzystywany także do celów prywatnych, kwotę netto na fakturze należy powiększyć o 50% wartości podatku VAT. I dopiero 75% tej kwoty można uznać za koszt uzyskania przychodu.

Podstawę prawną stanowi tu art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, który brzmi tak:

Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: [...]

46a) 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;

Odliczenie paliwa od samochodu prywatnego

Jeszcze inne rozwiązanie dotyczy samochodów prywatnych, wykorzystywanych do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W tym przypadku odliczyć możesz jedynie 20% kwoty stanowiącej sumę wydatków na eksploatację samochodu, w tym kosztów paliwa.

Podstawę prawną stanowi tu art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu:

Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: [...]

46) poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;

Odliczanie kosztów paliwa w działalności gospodarczej a samochód osobowy – wypowiedź eksperta

Tzw. odliczanie paliwa od samochodu prywatnego, a dokładniej ujmowanie kosztów paliwa w kosztach uzyskania przychodu w Księdze Przychodów i Rozchodów zostało znacznie uproszczone nowelizacją ustawy o PIT, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku.

Do końca 2018 roku osoba, która wykorzystywała prywatny samochód w pracy, mogła uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu te wydatki, które realnie ponosiła w związku z eksploatacją pojazdu na rzecz prowadzenia działalności gospodarczej. Potrzebne było do tego prowadzenie tzw. kilometrówki PIT.

Co dała ta zmiana w rzeczywistości? Używanie prywatnego samochodu na rzecz firmy przestało się opłacać. Umieszczenie w kosztach uzyskania przychodu zaledwie 20% wydatków na samochód często nie pokrywa się z realnymi kosztami eksploatacji pojazdu związanej z działalnością gospodarczą.

Najkorzystniejszą opcją dla przedsiębiorcy wydaje się wpisanie samochodu w ewidencję środków stałych firmy i wykorzystywanie go w celach firmowych oraz prywatnych. W tym wypadku – potocznie rozumując – podatek na paliwo (VAT) będzie pomniejszony o 50%, a w koszty uzyskania przychodu wpisać można aż 75% kwoty netto z faktury za paliwo powiększonej o 50% wartości VAT.

Odliczanie VAT za paliwo i rozliczanie paliwa w kosztach uzyskania przychodu – już wiesz, jak to zrobić!

Jak rozliczać w firmie paliwo? Podatek VAT z faktury za paliwo pomniejszyć można o 50%, a w niektórych przypadkach nawet o 100%. Dodatkowo koszt tankowania samochodu flotowego wpuścisz w koszty uzyskania przychodu ujmowane w Księdze Przychodów i Rozchodów. Dzięki temu pomniejszysz podstawę opodatkowania. Zachęcamy do skorzystania z karty Shell Fleet, która pomoże Ci w codziennym zarządzaniu flotą – niezależnie: małą czy dużą!