Harmonogram czasu pracy kierowcy – jak go przygotować?

Dlaczego warto przygotować harmonogram pracy kierowcy?

Regulacje prawne

W każdej firmie przewozowej lub spedycyjnej kładzie się nacisk na dwa elementy: logistykę i szeroko pojęte sprawy organizacyjne. Do tej drugiej kategorii można zaliczyć kwestie dotyczące zatrudnienia kierowców: sposób ich rozliczania, rodzaj umowy, czas pracy.

Kwestie dotyczące czasu pracy kierowców reguluje Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Co ważne, pracodawca jest zobowiązany ustalić rozkład czasu pracy tylko dla kierowców zajmujących się przewozem osób (nie towarów), przy czym rozkład ten powinien obejmować 2-tygodniowy czas pracy kierowcy (czyli być ustalony co najmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem).

Bez względu na wykonywany rodzaj przewozu (transport osób/towarów), pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy – do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja może być monitorowana m.in. w formie zapisów na wykresach, wydruków z kart kierowcy czy tachografu cyfrowego.

Jednak powodów, dla których warto przygotować harmonogram czasu pracy kierowcy (w tym kierowcy przewożącego towary), jest znacznie więcej.

Korzyści z zastosowania harmonogramu czasu pracy kierowcy

Po pierwsze, sporządzenie harmonogramu pomaga w wypełnieniu przepisów z Ustawy o czasie pracy kierowców. Jako że czas pracy dla każdego kierowcy jest ściśle uregulowany prawnie, to prowadzenie jego ewidencji pozwala usystematyzować dane.

Po drugie, harmonogram pracy kierowcy pozwala pracodawcy wywiązać się z obowiązków określonych w ustawie tj. wyliczyć wynagrodzenie, uwzględnić dni wolne od pracy lub wykonać przedłużenie czasu pracy kierowcy (w tym przedłużenie czasu jazdy).

W przypadku firm spedycyjnych harmonogram czasu pracy kierowcy to ważny dokument dla spedytora, który odpowiada za organizację pracy kierowcy. Aby nie przekroczyć maksymalnego czasu pracy (w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca) określonego w ustawie, stały dostęp spedytora do grafiku kierowcy jest nieodzowny.

I wreszcie harmonogram czasu pracy jest ważnym dokumentem z punktu widzenia samego kierowcy. Szczegółowy harmonogram pozwala mu lepiej kontrolować czas pracy i zestawiać zawarte w nim dane ze wskazaniami tachografu.

Czas pracy kierowcy – najważniejsze informacje

Czas pracy kierowcy nie obejmuje wyłącznie prowadzenia pojazdu. Pod pojęciem czasu pracy kierowcy należy rozumieć ogół czynności wykonywanych przez kierowcę, a więc działań związanych z realizacją przewozu drogowego (transportu towarów lub osób). Spis procedur wchodzących w skład czasu pracy kierowcy określa Ustawa. Oto one:

• prowadzenie pojazdu,
• załadunek i rozładunek towarów oraz nadzór nad tymi czynnościami,
• nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym z pojazdu,
• czynności spedycyjne,
• obsługa codzienna pojazdów i przyczep,
• inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,
• niezbędne formalności administracyjne,
• utrzymanie pojazdu w czystości.

Ponadto – zgodnie z Ustawą – do czasu pracy kierowcy wlicza się także:

• Czas, w którym kierowca pozostaje w gotowości do wykonywania pracy. W szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.
• Przerwę w pracy trwającą 15 minut, którą pracodawca jest obowiązany wprowadzić, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin.

Ustawa określa również czynności, które nie wliczają się do czasu pracy kierowcy:

• czas dyżuru – jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy,
• nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu,
• dobowego nieprzerwanego odpoczynku,
• przerwy w pracy ustanowionej w „równoważnym systemie czasu pracy”.

Ile może pracować kierowca?

Czas pracy kierowcy wykonującego przewóz drogowy nie może przekraczać:

• 8 godzin na dobę,
• 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Przerwy w pracy kierowcy

Kierowcy przewozu drogowego przysługują 3 rodzaje przerw:

• w ciągu dnia pracy,
• w każdej dobie pracy,
• w każdym tygodniu pracy.

Obliczanie czasu pracy kierowcy musi uwzględniać przerwy w pracy, które zaliczają się do całkowitego czasu pracy. Oto dokładne długości przerw przysługujące kierowcom:

• Jeśli czas pracy kierowcy nie przekracza 9 godzin, przerwa powinna wynosić 30 minut po 6 godzinach pracy.
• Jeśli czas pracy kierowcy przekracza 9 godzin, to przerwa nie może być krótsza niż 45 minut po 6 godzinach pracy.
• Przerwy nie muszą być wykorzystywane w całości. W przypadku gdy czas pracy kierowcy wynosi mniej niż 9 godzin, kierowca może zrobić sobie 2 przerwy (każda po 15 minut).
• Przerwa dobowa musi wynosić minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, przy czym przerwa może się odbywać w pojeździe – pod warunkiem wyposażenia w miejsce do spania.
• Przerwa tygodniowa musi wynosić minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Do tego czasu wlicza się odpoczynek dobowy wynoszący 11 godzin.

Należy pamiętać, że czas pracy kierowcy to co innego niż czas prowadzenia pojazdu. Maksymalny dzienny czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę nie może przekroczyć 9 godzin, a tygodniowy – 56 godzin. Z kolei 2-tygodniowy czas pracy kierowcy nie może przekroczyć 90 godzin.

Przerwa w jeździe kierowcy przysługuje po 4,5 godzinie prowadzenia pojazdu i musi wynosić co najmniej 45 minut. Może ona być podzielona na dwie części: odpowiednio 15 oraz 30 minut.

Harmonogram czasu pracy kierowcy – zasady tworzenia

Harmonogram czasu pracy kierowcy powinieneś podzielić na następujące okresy:

• na 2 tygodnie – dla kierowców wykonujących regularne przewozy osób,
• na 1 miesiąc – dla kierowców wykonujących regularne przewozy osób na trasach do 50 km,
• na 1 miesiąc – dla kierowców zatrudnionych w mieszanym systemie czasu pracy (bez względu na to, jaki rodzaj przewozu wykonują),
• brak obowiązku – dotyczy kierowców przewożących towary lub kierowców wykonujących okazjonalny przewóz osób.

Harmonogram pracy – wzór

Ustawa o czasie pracy kierowcy nie określa wzoru harmonogramu pracy, dlatego pracodawca może go wykonać wedle własnego uznania (wyjątkiem są harmonogramy dla kierowców pracujących w komunikacji miejskiej i podmiejskiej). Wzór grafiku pracy jest dokumentem łatwym do sporządzenia oraz późniejszego wypełniania.

W większości przypadków wystarczająca będzie tabela z podziałem na dni tygodnia (z wypisanymi datami) oraz dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – najlepiej z uwzględnieniem sumy godzin pełnienia obowiązków w ciągu dnia pracy (dla łatwiejszych rozliczeń, szczególnie jeżeli konieczne będzie przedłużenie czasu pracy kierowcy lub przedłużenie czasu jazdy z powodu wykonywania bardziej czasochłonnych czynności).

Obliczanie czasu pracy kierowcy w przewozach osób jest prostsze niż w przypadku kierowców zajmujących się przewozem towarów. W takim przypadku wystarczy podać zakres godzin pracy „od do”.

W przypadku kierowców komunikacji miejskiej oraz podmiejskiej konieczne jest uwzględnienie w harmonogramie czasu pracy wszystkich czynności dodatkowych takich jak obsługa pojazdu, przerwa śniadaniowa, przerwa w jeździe, a nawet sprzątanie i tankowanie pojazdu. Wzór grafiku pracy dla kierowcy komunikacji miejskiej i podmiejskiej powinien być zatem ustalony co do minuty.

Obliczanie czasu pracy kierowcy – aplikacja

Do obliczania czasu pracy swoich kierowców możesz wykorzystać aplikacje stworzone przez deweloperów, które są dostępne do pobrania w wersji mobilnej na smartfony z systemem Android lub iOS. Większość dostępnych aplikacji posiada funkcjonalności, które pomagają w sporządzeniu harmonogramu pracy kierowcy od A do Z. Dzięki temu nie są wymagane żadne dodatkowe dokumenty.

Proces ustalania czasu pracy kierowcy może wydawać się skomplikowany, ale przygotowanie harmonogramu pracy nie należy do szczególnie trudnych. Aplikacja będzie najlepszym rozwiązaniem, które pomoże Ci szybciej obliczyć czas pracy kierowcy.

Jeżeli prowadzisz firmę transportową i chcesz efektywniej kierować swoją flotą, zachęcamy do skorzystania z panelu Shell Fleet Hub. Za pośrednictwem portalu Shell Fleet Hub możesz zarządzać kartami paliwowymi firmy, sprawdzać faktury, generować raporty i tworzyć konta dla swoich pracowników. Aby otrzymać dostęp do portalu Shell Fleet Hub, wypełnij formularz na naszej stronie internetowej. Zapraszamy!