Obecny lub były pracownik Shell, wykonawca lub osoba pozostająca na ich utrzymaniu

Niniejsze powiadomienie dotyczące prywatności określa, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu i jakie są Twoje prawa z tym związane.

Czego dotyczy niniejsze Powiadomienie dotyczące prywatności?

Każda osoba w ramach grupy Shell („Shell” lub „my”) jest odpowiedzialna za ochronę danych osobowych, zarówno swoich, jak i naszych partnerów biznesowych, dostawców i klientów.

Niniejsze powiadomienie zawiera informacje na temat danych osobowych przetwarzanych przez Shell, dotyczących osób, które są lub były pracownikami, stażystami lub wykonawcami zewnętrznymi (kontraktorami) Shell, jak również dla osób pozostających na utrzymaniu pracowników Shell („Personel Shell”).

Osoby, które są klientami, uczestnikami programów lojalnościowych lub użytkownikami aplikacji lub stron internetowych Shell proszone są o zapoznanie się z Powiadomieniem dotyczącym prywatności dla kierowców, dostępnym na stronie www.shell.pl/privacy/b2c-notice.html.

Osoby, które zgłaszają się do pracy, biorą udział w rekrutacji lub są poddawane ocenie w Shell, proszone są o zapoznanie się z Powiadomieniem dotyczącym prywatności w zakresie rekrutacji pod adresem www.shell.pl/privacy/job-applicant-notice.html.

Oprócz niniejszego Powiadomienia dotyczącego prywatności, skonkretyzowane powiadomienia o ochronie prywatności i dodatkowe oświadczenia o ochronie prywatności mogą zawierać dalsze informacje o tym, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z konkretnymi procesami HR (takimi jak Open Resourcing, OneHealth IT i międzynarodowe programy mobilności). W takich przypadkach powiadomienia o prywatności będą przekazywane osobno.

Niniejsze Powiadomienie objaśnia, które dane osobowe o Tobie są przetwarzane, dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe i dla jakich celów, jak długo je przechowujemy, w jaki sposób można uzyskać do nich dostęp oraz jakie masz inne prawa odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych, a także gdzie można uzyskać więcej informacji.

Kategorie danych osobowych, które zbieramy na Twój temat.

Jakie dane osobowe przetwarzamy? Zbieranie informacji

Przetwarzamy dane osobowe, niezbędne do zarządzania stosunkiem pracy, zatrudniania wykonawców i stażystów oraz zapewnienia świadczeń określonym osobom pozostającym na utrzymaniu pracowników Shell.

Obejmują one osobowe dane kontaktowe dotyczące miejsca zamieszkania, datę urodzenia, stan cywilny, informacje o liście płac i rachunku bankowym, informacje o wynagrodzeniach i świadczeniach, w tym informacje o świadczeniobiorcach, informacje o osobach kontaktowych w nagłych wypadkach, informacje o wynikach pracy, informacje wymagane do potwierdzenia, że masz prawo pracować w kraju, w którym jesteś zatrudniony, oraz wszelkie inne informacje niezbędne do zarządzania stosunkiem pracy, angażowania wykonawców i zapewnienia świadczeń na rzecz niektórych osób pozostających na utrzymaniu pracowników Shell (takich jak osoby pozostające na utrzymaniu, które towarzyszą pracownikowi Shell podczas delegacji zagranicznej).

Wrażliwe dane osobowe

Przetwarzamy również niektóre szczególne kategorie danych osobowych („wrażliwe dane osobowe”), takie jak dane dotyczące stanu zdrowia osoby, pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań religijnych lub filozoficznych, orientacji seksualnej, poglądów politycznych i przynależności do związków zawodowych. Będziemy przetwarzać takie dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne do przestrzegania przepisów prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub, gdy jest to konieczne do celów zapewnienia poradnictwa i wsparcia w zakresie medycyny pracy, w celu ochrony istotnych interesów jednostki (na przykład w nagłych wypadkach), gdy jest to konieczne ze względów zdrowia publicznego lub gdy dana osoba wyraziła wyraźną zgodę.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe tylko wtedy, kiedy mamy do tego podstawę prawną.

Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe:

• Żeby wywiązać się z naszych zobowiązań w zakresie przestrzegania krajowych przepisów i regulacji;
• W celu realizacji uzasadnionych interesów biznesowych (np. monitorowania kwalifikacji i kompetencji Personelu, lub w celach związanych ze zdrowiem, bezpieczeństwem i ochroną Personelu, w celu zagwarantowania, że tylko upoważniony personel może uzyskać dostęp do niektórych miejsc (pomieszczeń) lub mienia, informacji dotyczących sporów sądowych i ochrony roszczeń; lub
• W przypadku, gdy uzyskaliśmy Twoją wyraźną zgodę.

Pamiętaj o tym, że co do zasady Shell nie ubiega się o zgodę Personelu Shell, ani nie polega na niej, w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych. Jednakże w pewnych przypadkach taka zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy.

Dane osobowe, których podania oczekuje się od Personelu Shell, stanowią minimum potrzebne w celu spełnienia wymogów prawnych lub umownych oraz zapewnienia możliwości udziału w programach lub uzyskania świadczeń. Niepodanie takich informacji może wpłynąć negatywnie na możliwość dalszego zatrudnienia, kontynuacji stażu czy korzystania z usług zewnętrznego wykonawcy (kontraktora) lub uczestniczenia w programie czy otrzymywania świadczeń.

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, masz prawo ją wycofać w każdej chwili, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Nie wpłynie to na ważność przetwarzania danych przed wycofaniem zgody. Cofnięcie zgody może jednak wpłynąć na możliwość dalszego zatrudnienia lub uczestniczenia w programach czy otrzymywania świadczeń.

Cele, w jakich przetwarzamy Twoje dane osobowe.

W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe zawarte w niniejszym Powiadomieniu dotyczącym prywatności w następujących celach:

• zasoby ludzkie, zarzadzanie personelem, realizacja procesów biznesowych, zarządzanie przesiębiorstwem, sprawozdawczość, analiza i rozwój przedsiębiorstwa – w tym planowanie budżetowe, finansowe i organizacyjne, administracja, odszkodowania, zarządzanie wydajnością;
• zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona, w tym ochrona życia lub zdrowia Personelu Shell, bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona aktywów Shell oraz uwierzytelnianie osób jako Personelu Shell i uzyskiwanie prawa dostępu; lub
• zgodność z przepisami prawnymi lub regulacjami.

Możemy także przetwarzać Twoje dane osobowe do celów drugorzędnych, ściśle powiązanych z celami głównymi, takich jak:

• Przechowywanie, usuwanie lub anonimizacja Twoich danych osobowych;
• Zapobieganie oszustwom, audyty, dochodzenia, rozwiązywanie sporów lub cele ubezpieczeniowe, spory sądowe i obrona roszczeń; lub
• Badania statystyczne, historyczne lub naukowe.

Monitorowanie

Wszelka działalność związana ze sprzętem informatycznym Shell lub prowadzona po podłączeniu do sieci informatycznej Shell może być monitorowana w uzasadnionych celach biznesowych.

Wszyscy członkowie Personelu Shell otrzymują identyfikatory dostępu, umożliwiające Shell rejestrowanie daty, godziny i punktów dostępu osób do terenów i pomieszczeń oraz zasobów Shell. Dane z systemów dostępu i bezpieczeństwa są wykorzystywane:

• W celach związanych ze zdrowiem, bezpieczeństwem i ochroną, po to, aby zapobiegać oszustwom, w tym chronić majątek Shell, Personel Shell oraz osoby odwiedzające obiekty Shell;
• W celu spełnienia wymogów prawnych i regulacyjnych, w szczególności tam, gdzie istnieje lokalny prawny obowiązek przekazywania informacji władzom rządowym lub regulacyjnym;
• W celu monitorowania (w sposób zbiorczy) liczby osób wchodzących i pracujących w obiektach Shell, do zarządzania zasobami ludzkimi i planowania związanego z nieruchomościami; oraz
• W przypadku wykonawców (nie dotyczy pracowników Shell) - w celu monitorowania daty i czasu ich wkroczenia na teren i opuszczenia terenu obiektu Shell, dla celów zarządzania finansowego i kontroli.

Większość naszych obiektów i zasobów wyposażona jest w kamery monitoringu (telewizję przemysłową). Miejsca, gdzie stosowane są kamery monitorujące, są oznaczone. Kamery monitorujące służą do ochrony zdrowia i bezpieczeństwa, w szczególności majątku Shell, Personelu Shell oraz osób odwiedzających teren Shell. Wszystkie nagrania są rutynowo usuwane, chyba, że miał miejsce incydent dotyczący zdrowia, bezpieczeństwa albo ochrony, doszło do popełnienia przestępstwa lub istnieje takie podejrzenie. W takim przypadku nagrania mogą być przeglądane przez wewnętrzne zespoły dochodzeniowe Shell oraz podmioty zewnętrzne, jeśli jest to przewidziane przez prawo karne, prawo wykroczeń, prawo administracyjne lub inne regulacje.

Screening 

W celu przestrzegania zobowiązań prawnych i regulacyjnych, ochrony majątku i pracowników lub wykonawców Shell, a w szczególności w celu zapewnienia zgodności działań Shell z przepisami dotyczącymi kontroli handlu, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, łapownictwu lub korupcji, a także z innymi wymogami regulacyjnymi, przeprowadzamy okresowe kontrole wszystkich pracowników i wykonawców (screening). Kontrole te realizowane są w oparciu o publicznie dostępne lub rządowe wykazy sankcji i są porównywane z informacjami, które Shell posiada na Twój temat (np. z rejestru konfliktów interesów – więcej informacji znajdziesz tu).

Żadne dane osobowe zgromadzone w wyniku screeningu nie będą użyte do profilowania ani nie spowodują automatycznego podejmowania decyzji dotyczących zdolności do dalszego zatrudnienia, kontynuacji stażu lub zatrudnienia w charakterze wykonawcy.

Kto jest odpowiedzialny za zgromadzone dane osobowe?

Administratorem Twoich danych osobowych (w tym osób pozostających na Twoim utrzymaniu) jest:

1. Shell Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 7a, 02-366 Warszawa, lub
2. Shell Polska Sp. z o.o. Oddział w Krakowie, ul. Czerwone Maki 85, 30-392 Kraków

wraz z zatrudniającą Cię spółką, jeśli jest inna, samodzielnie lub łącznie z jej spółkami powiązanymi w ramach grupy spółek Shell.

W przypadku wykonawców zewnętrznych (kontraktorów) za zgromadzone dane osobowe odpowiedzialna jest spółka z grupy Shell, która zawarła umowę o świadczenie przez Ciebie usług, samodzielnie lub wspólnie ze spółkami powiązanymi z grupy spółek Shell, lub zewnętrzną osobą zatrudniającą wykonawcę albo agencją pośrednictwa pracy.

Komu będziemy udostępniać Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celach przedstawionych powyżej i będą udostępniane tylko w oparciu o zasadę ograniczonego dostępu, wyłącznie:

• innym spółkom grupy Shell, w tym spółkom mieszczącym się poza Twoją lokalizacją; w tym poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
• upoważnionym agentom zewnętrznym, dostawcom usług, zewnętrznym audytorom lub podwykonawcom Shell; oraz
• organom administracji publicznej lub wymiaru sprawiedliwości, gdy będzie to konieczne ze względu na ciążący obowiązek prawny lub regulacyjny, któremu podlega Shell lub zgodnie z zakresem dozwolonym przez obowiązujące prawo; lub
• osobie, na którą Shell przenósł lub ma przenieść prawa lub obowiązki związane z danymi osobowymi.

Przekazywanie Twoich danych osobowych do innych krajów

W przypadku, gdy Twoje dane osobowe są przekazywane spółkom z grupy Shell lub upoważnionym osobom trzecim znajdującym się poza Twoim krajem i poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, podejmujemy działania organizacyjne, umowne i prawne w celu zapewnienia, że dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celach wymienionych powyżej oraz że wdrożono odpowiednie poziomy ochrony w celu zabezpieczenia danych osobowych. Środki te obejmują wiążące reguły korporacyjne (Binding Corporate Rules – „BCR”) dotyczące przekazywania danych w ramach grupy Shell i zatwierdzone przez Komisję Europejską mechanizmy przekazywania danych stronom trzecim (w krajach, w przypadku których uznano, że nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych), a także wszelkie dodatkowe lokalne wymogi prawne. Kopię wiążących reguł korporacyjnych Shell możesz znaleźć na stronie www.shell.pl/privacy.html lub uzyskać poprzez wysłanie e-maila na adres privacy-office-SI@shell.com.

Shell jest zobowiązany do zabezpieczenia Twoich danych osobowych.

Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych

Wdrożyliśmy technologię oraz procedury mające na celu ochronę Twojej prywatności przed nieupoważnionym dostępem oraz nieodpowiednim wykorzystywaniem oraz będziemy aktualizować te środki w odpowiedni sposób w miarę dostępności nowych technologii.

Shell przechowuje Twoje dane osobowe tylko przez określony czas.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Wszystkie informacje, w tym dane osobowe, podlegają przetwarzaniu zgodnie ze standardami zarządzania informacjami i dokumentacją grupy Shell i są bezpiecznie usuwane, gdy nie są już potrzebne do uzasadnionych celów biznesowych oraz prawnych lub regulacyjnych.

• Zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji pracowniczej akta osobowe i inna dokumentacja dotycząca zatrudnienia pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 będzie przechowywana przez 10 lat, a pozostałych pracowników - przez 50 lat.
• Wszelkie dane osobowe zgromadzone w ramach screeningu prowadzonego w zestawieniu z publicznie dostępnymi lub rządowymi wykazami sankcji i danymi pochodzącymi z mediów, są przechowywane nie dłużej niż 15 lat po tym, jak zostały uzyskane po raz pierwszy.
• Imiona, daty, godziny i informacje na temat punktów dostępu wszystkich osób wchodzących na teren Shell są przechowywane przez 3 lata od każdego wejścia.

We wszystkich przypadkach informacje mogą być przechowywane przez a) dłuższy okres, jeżeli istnieje ku temu powód prawny lub regulacyjny (w takim przypadku zostaną usunięte, kiedy nie będą już wymagane do celów prawnych lub regulacyjnych) lub b) krótszy okres, gdy Ty lub osoba pozostająca na Twoim utrzymaniu wniesiecie sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, a równocześnie nie istnieje już uzasadniony cel biznesowy ich przechowywania.

Jakie są Twoje prawa i jak możesz je realizować?

Twoje prawa związane z ochroną danych osobowych

Dążymy do tego, żeby informacje, które posiadamy, były jak najbardziej aktualne. Możesz się domagać:

• uzyskania dostępu do swoich danych osobowych;
• poprawienia lub usunięcia danych osobowych (ale tylko wtedy, gdy nie są one wymagane ze względu na uzasadniony cel biznesowy);
• ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych; lub
• otrzymania swoich danych osobowych, które przekazałeś Shell, w ustrukturyzowanej, cyfrowej formie i przekazania ich innej stronie, o ile jest to technicznie wykonalne.

Osoby, które mają dostęp do internetowego systemu danych kadrowych HR Online mogą uzyskać dostęp do swoich danych osobowych pod adresem: www.hronline.shell.com.

Ewentualnie możesz się skontaktować z lokalnym doradcą ds. Kadr. Jeśli jesteś wykonawcą, zwróć się do zatrudniającej Cię spółki zewnętrznej lub agencji pośrednictwa. Byłych pracowników lub osoby pozostające na ich utrzymaniu prosimy o kontakt mailowy na adres privacy-office-SI@shell.com.

Z kim możesz się skontaktować w przypadku pytań, problemów lub skarg dotyczących Twoich danych osobowych?

W przypadku jakichkolwiek kwestii, pytań czy skarg związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, prosimy o zapoznanie się z właściwymi powiadomieniami dotyczącymi prywatności lub ewentualnie o kontakt pod adresem Privacy-Office-SI@shell.com.

Możesz się również skontaktować z Głównym Biurem ds. Prywatności Grupy Shell pod adresem Shell International B.V. w Hadze, Holandia – nr rejestru handlowego: 27155369, adres do korespondencji: PO Box 162, 2501 AN, Haga.

Jeśli jesteś niezadowolony z obchodzenia się z Twoimi danymi osobowymi przez Shell, masz prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) lub do holenderskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haga, Holandia). Więcej informacji znajdziesz na stronach:

www.uodo.gov.pl

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Niniejsza Polityka prywatności jest aktualizowana.

Zmiany Powiadomienia dotyczącego prywatności

Niniejsze Powiadomienie dotyczące prywatności może ulec zmianie w przyszłości. Zaleca się jej regularne sprawdzanie pod kątem ewentualnych zmian. Ostatnia aktualizacja niniejszego Powiadomienia dotyczącego prywatności została dokonana w lutym 2020 roku.