Klient biznesowy, dostawca, partner lub inwestor

Niniejsze powiadomienie określa, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu i jakie są Twoje prawa z tym związane.

Czego dotyczy niniejsze Powiadomienie o prywatności?

Niniejsze Powiadomienie dotyczące prywatności zawiera informacje dotyczące danych osobowych, które są przetwarzane przez spółkę Shell Polska sp. z o.o. lub spółki z grupy Shell („Shell” lub „my”). Dane te są przetwarzane w związku z relacjami Shell z (i) osobami pracującymi dla naszych klientów biznesowych lub w ich imieniu lub będącymi ich udziałowcami („Klienci biznesowi”), (ii) dostawców lub sprzedawców („Dostawcy”), (iii) partnerów biznesowych (w tym w ramach spółek nie tworzących joint venture z Shell), jak i inwestorów i udziałowców („Partnerzy biznesowi”).

Osoby, które w imieniu Klienta biznesowego, Dostawcy lub Partnera biznesowego chcą uzyskać wstęp na nieruchomości wykorzystywane przez Shell, zostaną poproszone o podanie dodatkowych informacji identyfikacyjnych ze względów zdrowotnych, bezpieczeństwa i ochrony oraz utrzymywania współpracy między Shell a właściwym Klientem biznesowym, Dostawcą lub Partnerem Biznesowym. W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o zapoznanie się z treścią Powiadomienia dotyczącego prywatności dla Pracowników, Wykonawców i Osób na ich utrzymaniu w Grupie Shell na stronie: https://www.shell.pl/privacy/ex-employee-notice.html.

W przypadku klientów detalicznych, członków programów lojalnościowych Shell, odwiedzających strony internetowe Shell lub użytkowników aplikacji prosimy o zapoznanie się z Powiadomieniem dotyczącym prywatności dla tych osób na stronie www.shell.pl/privacy/b2c-notice.html.

Osoby, które zgłaszają się do pracy, biorą udział w rekrutacji lub są poddawane ocenie w Shell, prosimy o zapoznanie się z Powiadomieniem dotyczącym prywatności w Grupie Shell w zakresie Rekrutacji pod adresem www.shell.pl/privacy/job-applicant-notice.html.

Powyższe skonkretyzowane Powiadomienia i uzupełniające oświadczenia dotyczące prywatności mogą zawierać dalsze informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych przez Shell. W takich wypadkach powiadomienia o prywatności zostaną przekazane osobno.

Niniejsze Powiadomienie dotyczące prywatności objaśnia, które dane osobowe są przetwarzane, dlaczego dane osobowe są przetwarzane i dla jakich celów, jak długo je przechowujemy, jak uzyskać do nich dostęp oraz je zaktualizować, jakie masz uprawnienia dotyczące tych danych, a także gdzie można uzyskać więcej informacji.

W przypadku gromadzenia danych osobowych dzieci, wymagana jest zgoda rodzica lub opiekuna.

Powiadomienie specjalne – dla osób poniżej 16. roku życia. Przetwarzanie danych osobowych dzieci

Oprócz przypadków, w których Shell organizuje wydarzenia edukacyjne skierowane bezpośrednio do dzieci, nie zbieramy celowo danych osób poniżej 16. roku życia. Jeśli masz mniej niż 16 lat, prosimy o niepodawanie nam swoich danych osobowych (np. imienia i nazwiska, adresu, adresu e-mail). Jeśli chcesz się skontaktować z Shell w sposób, który wymaga podania danych osobowych (np. w odniesieniu do wydarzeń z obszaru edukacji czy innowacji), zwróć się do rodzica lub opiekuna o wystąpienie w Twoim imieniu.

Kategorie danych osobowych, które zbieramy na Twój temat.

Jakie dane osobowe przetwarzamy? Zbieranie informacji

Przetwarzamy dane osobowe pochodzące od albo odnoszące się do: naszych Klientów biznesowych, Dostawców lub Partnerów biznesowych, osób które dla nich pracują albo działają w ich imieniu, lub są ich udziałowcami, w następujących kategoriach:

• Prywatne dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres pocztowy lub e-mail oraz numer telefonu) - tylko w razie potrzeby; lub
• Biznesowe dane kontaktowe i inne informacje (takie jak stanowisko, dział, nazwa jednostki organizacyjnej i zakres relacji biznesowych z Shell - własnych lub wykonywanych w imieniu odpowiedniego Klienta biznesowego, Dostawcy, Partnera biznesowego).

Screening

Ponadto: w celu przestrzegania zobowiązań prawnych i regulacyjnych, ochrony majątku, ochrony pracowników lub wykonawców Shell, a w szczególności w celu zapewnienia zgodności działań Shell z przepisami dotyczącymi kontroli handlu, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy lub łapówkarstwu oraz korupcji, a także z innymi wymogami regulacyjnymi, przeprowadzamy okresowe kontrole (screening) - przed zawarciem umowy i okresowo po zawarciu umowy, obejmujące właścicieli, udziałowców i dyrektorów naszych Klientów biznesowych, Dostawców i Partnerów biznesowych. Kontrola odbywa się w oparciu o publicznie dostępne lub rządowe wykazy sankcji oraz dane pochodzące z mediów.

Przegląd nie obejmuje profilowania ani automatycznego podejmowania decyzji w relacjach z obecnymi lub potencjalnymi kontrahentami.

Cele, w jakich przetwarzamy Twoje dane osobowe.

Kto jest odpowiedzialny za zgromadzone dane osobowe?

1. Shell Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 7a, 02-366 Warszawa
2. Shell Polska sp. z o.o. Oddział w Krakowie, ul. Czerwone Maki 85, 30-392 Kraków

będą odpowiedzialne za przetwarzanie Twoich danych osobowych, samodzielnie lub łącznie ze spółkami powiązanymi w ramach grupy Shell.

W jakim celu przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe objęte niniejszym Powiadomieniem o prywatności w następujących celach:

• Prowadzenie działalności bizesowej – w tym dostarczanie, badania, rozwój i doskonalenie produktów lub usług; zawieranie i realizacja umów z Klientami biznesowymi, Dostawcami i Partnerami biznesowymi; rejestracja i rozliczanie usług, produktów i materiałów dla i od spółki Shell; zarządzanie relacjami i marketingiem, takimi jak utrzymywanie i promowanie kontaktów z obecnymi i potencjalnymi klientami, sprawowanie opieki nad klientami, obsługa klienta oraz rozwój, realizacja i analiza badań rynkowych i strategii marketingowych;
• Organizacja i zarządzanie biznesowe – w tym zarządzanie finansami, zarządzanie aktywami, fuzje, podziały, przejęcia i zbycia, wdrażanie kontroli, sprawozdawczość kierownictwa, analizy, audyty wewnętrzne i dochodzenia;
• Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona – w tym ochrona życia i zdrowia osób, bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona spółek i personelu Shell, uwierzytelnianie statusu i praw dostępu osób; lub
• Zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi i regulacjami.

lub do celów drugorzędnych, jeżeli są ściśle powiązane z celami głównymi, takich jak:

• przechowywanie, usuwanie lub anonimizacja danych osobowych;
• zapobieganie oszustwom, audyty, dochodzenia, rozwiązywanie sporów, cele ubezpieczeniowe, spory sądowe i obrona roszczeń; lub
• badania statystyczne, historyczne lub naukowe.

Komunikacja i marketing

Możesz otrzymywać oferty w imieniu właściwego klienta biznesowego, dostawcy lub partnera biznesowego. W każdym przypadku będziesz mieć możliwość anulowania subskrybcji za pomocą różnych kanałów używanych przez nas do utrzymywania z Tobą kontaktu. W razie wysyłania materiałów marketingowych na Twój imienny adres elektroniczny, zostaniesz poproszony wcześniej o udzielnie na to zgody.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe tylko wtedy, kiedy mamy do tego podstawę prawną.

Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Dane osobowe objęte niniejszym powiadomieniem są przetwarzane wyłącznie:

• w celu podjęcia działań na wniosek danej osoby przed zawarciem umowy;
• w przypadku, gdy konieczne jest wypełnienie obowiązku prawnego, któremu podlega Shell;
• w przypadku, gdy jest to konieczne ze względu na uzasadnione interesy Shell, za wyjątkiem, gdy takie interesy mają mniejszą wagę niż interesy lub podstawowe prawa i wolności tej osoby; lub
• gdy jest to prawnie wymagane - po uzyskaniu wyraźnej zgody tej osoby.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, masz prawo do jej cofnięcia w każdej chwili, chyba, że prawo stanowi inaczej. Nie wpłynie to na ważność przetwarzania danych przed wycofaniem zgody.

Shell jest zobowiązany do zabezpieczenia Twoich danych osobowych.

Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych

Wdrożyliśmy technologię i procedury w celu ochrony Twojej prywatności przed nieuprawnionym dostępem i nieodpowiednim wykorzystaniem. W szczególności możemy szyfrować niektóre nasze usługi, stosujemy procesy autentyfikacji i weryfikacji dostępu do usług oraz regularnie testujemy, szacujemy i oceniamy efektywność naszych środków bezpieczeństwa.

Komu będziemy udostępniać Twoje dane osobowe?

Dane osobowe objęte niniejszym Powiadomieniem są przetwarzane wyłącznie w celach przedstawionych powyżej i będą udostępniane wyłącznie w oparciu o zasadę ograniczonego dostępu:

• Innym spółkom z grupy Shell;
• Upoważnionym zewnętrznym agentom, dostawcom usług, zewnętrznym audytorom lub podwykonawcom Shell; lub
• Właściwym organom admnistracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości, gdy będzie to konieczne ze względu na ciążący obowiązek prawny lub regulacyjny, któremu podlega Shell, lub w zakresie dozwolonym przez właściwe prawo.

Kontakt z Shell przez media społecznościowe

Jeśli zdecydujesz kontaktować się z Shell za pośrednictwem mediów społecznościowych zarządzanych przez Shell na platformach społecznościowych („Media społecznościowe Shell”), takie jak Facebook, Instagram, Twitter lub LinkedIn, Twoje dane osobowe (takie jak imię i nazwisko, zdjęcie profilowe i fakt, że interesujesz się Shell) będą widoczne dla wszystkich odwiedzających Twoją stronę, w zależności od Twoich ustawień prywatności na danej platformie, oraz dla Shell. Możesz usunąć wszelkie informacje, które udostępniasz na tych stronach w każdym czasie poprzez konto na danej platformie. Shell nie śledzi Twojej aktywności w różnego rodzaju mediach społecznościowych, z których korzystasz. Jeśli wysyłasz Shell wiadomość za pomocą jakiegokolwiek komunikatora na platformie społecznościowej, jest ona przechowywana nie dłużej niż przez miesiąc od otrzymania. Jeśli masz pytanie dotyczące mediów społecznościowych Shell, na które odpowiedzi nie możesz znaleźć samodzielnie, skontaktuj się z Shell –  sprawdź też sekcję.

Dodatkowo i w zakresie, w jakim Shell ponosi odpowiedzialność łącznie z platformą serwisu społecznościowego za zarządzaną przez siebie stronę (Media społecznościowe Shell), Shell będzie miał dostęp przez ten serwis do zebranych statystyk i informacji, które pomogą poznać Twoją aktywność w Mediach społecznościowych Shell. Więcej informacji na temat przetwarzania Twoich danych osobowych na platformach społecznościowych, w tym otrzymywanych reklam ukierunkowanych, znajdziesz w ustawieniach prywatności dostępnych na właściwej platformie społecznościowej.

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Twój kraj po uprzednim odpowiednim zabezpieczeniu.

Przekazywanie Twoich danych osobowych do innych krajów

W przypadku, gdy Twoje dane osobowe są przekazywane spółkom z grupy Shell lub upoważnionym stronom trzecim spoza Twojego kraju i europejskiego Obszaru Gospodarczego, podejmujemy działania organizacyjne, umowne i prawne gwarantujące, że Twoje dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celach wymienionych powyżej i że wdrożono odpowiednie poziomy ochrony w celu ich zabezpieczenia. Środki te obejmują wiążące reguły korporacyjne (Binding Corporate Rules – „BCR”) dotyczące przekazywania danych wewnątrz grupy Shell oraz zatwierdzone przez Komisję Europejską mechanizmy przekazywania danych stronom trzecim (w krajach, w przypadku których uznano, że nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych), a także wszelkie lokalne wymogi prawne. Kopię wiążących reguł korporacyjnych Shell możesz znaleźć na stronie www.shell.pl/privacy.html lub uzyskać wysyłając e-mail na adres privacy-office-SI@shell.com.

Jakie są konsekwencje niepodania danych osobowych?

Dane osobowe gromadzone przez Shell w sposób bezpośredni lub pośredni, w związku z wskazanymi procesami są niezbędne w celu:

• spełnienia wymogów prawnych, które są wymagane do zawarcia umowy z kontrahentem i jej dalszej realizacji, lub
• utrzymania kontaktu z Klientami biznesowymi, Dostawcami i Partnerami biznesowymi.

Niepodanie wymaganych informacji wpłynie negatywnie na naszą zdolność komunikowania się z Tobą lub na możliwość zawarcia umowy z kontrahentem lub jej kontynuacji.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Wszelkie dane osobowe wymagane do zawierania i realizacji umów z Klientami biznesowymi, Dostawcami i Partnerami biznesowymi lub do rozpatrywania ofert lub rozstrzygania przetargów będą przechowywane przez cały okres trwania relacji umownych i do 15 lat po ich zakończeniu lub w innym terminie, wystarczającym w świetle prawa (w szczególności kodeksu cywilnego i innych ustaw regulujących obrót gospodarczy) oraz postanowień umownych do ochrony praw z nimi związanych. Wyjątki od tej zasady są wyjaśnione w uzupełniających oświadczeniach dotyczących ochrony danych osobowych.

We wszystkich innych przypadkach przetwarzania danych osobowych w celach wymienionych powyżej, w tym, gdy dane osobowe są zgromadzone w ramach ofert złożonych Shell, które zostały odrzucone, lub w związku ze screeningiem prowadzonym w odniesieniu do publicznie dostępnego lub rządowego wykazu sankcji i danych pochodzących z mediów, są przechowywane nie dłużej niż 15 lat po ich pierwszym pozyskaniu.

We wszystkich przypadkach informacje mogą być przechowywane przez a) dłuższy okres, jeżeli istnieje ku temu powód prawny lub regulacyjny (w takim przypadku zostaną one usunięte, gdy tylko nie będą już wymagane do celów prawnych lub regulacyjnych) lub b) krótszy okres, gdy dana osoba sprzeciwia się przetwarzaniu jej danych osobowych i nie ma już uzasadnionego celu ich przechowywania.

Jakie są Twoje prawa i jak możesz je realizować?

Twoje prawa związane z ochroną danych osobowych

Dążymy do tego, żeby informacje, które posiadamy, były jak najbardziej odpowiednie. Możesz się domagać:

• uzyskania dostępu do swoich danych osobowych;
• poprawienia lub usunięcia danych osobowych, (ale tylko wtedy, gdy nie są one już wymagane ze względu na uzasadniony cel biznesowy);
• zaprzestania wysyłania Ci materiałów marketingowych otrzymywanych dotychczas przez Ciebie w imieniu właściwego Klienta biznesowego, Dostawcy lub Partnera biznesowego;
• ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych;
• otrzymania swoich danych osobowych, które przekazałeś Shell, w ustrukturyzowanej, cyfrowej formie i przekazania ich innej stronie, o ile jest to technicznie wykonalne.

W powyższych kwestiach prosimy o kontakt pod adresem privacy-office-SI@shell.com.

Z kim możesz się skontaktować w przypadku pytań, problemów lub skarg dotyczących Twoich danych osobowych?

W przypadku jakichkolwiek kwestii, pytań czy skarg związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych prosimy o zapoznanie się z właściwymi powiadomieniami dotyczącymi prywatności lub ewentualnie o kontakt pod adresem Privacy-Office-SI@shell.com.

Możesz się również skontaktować z Głównym Biurem ds. Prywatności Grupy Shell pod adresem Shell International B.V. w Hadze, Holandia – nr rejestru handlowego: 27155369, adres do korespondencji: PO Box 162, 2501 AN, Haga.

Jeśli masz zastrzeżenia w zakresie obchodzenia się z Twoimi danymi osobowymi przez Shell, masz prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) lub do holenderskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haga, Holandia).

Więcej informacji znajdziesz na stronach: www.uodo.gov.pl i www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Pliki cookie i podobne technologie

Shell może używać plików cookie i podobnych technologii, które zbierają i przechowują informacje podczas odwiedzania strony Shell. Technologia ta ma na celu umożliwienie Shell identyfikacji przeglądarki internetowej oraz gromadzenia i przechowywania danych dotyczących korzystania z naszej strony internetowej, odwiedzanych stron, czasu trwania wizyt oraz ich identyfikacji po powrocie, tak abyśmy mogli poprawić jakość korzystania z tych stron internetowych. Preferencje dotyczące plików cookie można kontrolować i określać za pomocą ustawień przeglądarki lub za pomocą narzędzia znajdującego się na stronach Shell – więcej informacji można znaleźć w Polityce Shell na temat plików cookie pod adresem http://www.shell.pl/cookie-policy.html.

Niniejsze Powiadomienie dotyczące prywatności jest aktualizowane.

Zmiany Powiadomienia dotyczącego prywatności

Niniejsze Powiadomienia dotyczące prywatności mogą w przyszłości ulec zmianie. Zaleca się jej regularne sprawdzanie pod kątem ewentualnych zmian. Ostatnia aktualizacja niniejszej Polityki prywatności została dokonana w lutym 2020 roku.