Zarządzanie flotą – wewnętrzne czy outsourcing?

Zarządzanie flotą pojazdów – metody

1. Zarządzanie flotą samochodową „onsite” – firma z własnym menadżerem

Firmy które zatrudniają własnych managerów floty, nakładają na to stanowisko szeroki zakres zobowiązań, w tym wymogi zgodności i obowiązek zachowania należytej staranności. W niektórych przypadkach rola ta nabrała bardziej strategicznego wymiaru.

2. Zarządzanie flotą pojazdów „offsite” – korzystanie z usług zewnętrznych firm

W innych organizacjach stanowisko to całkiem zniknęło, a obowiązki prowadzenia floty zlecono outsourcingowym firmom specjalizującym się w zarządzaniu flotą, lub rozdzielono pomiędzy inne działy firmy, takie jak finansowy, operacyjny czy HR.

Zanim przyjrzymy się plusom i minusom outsourcingu w zakresie zarządzania i utrzymania floty, powinniśmy rozważyć kilka ważnych kwestii, dotyczących specyfiki twojej firmy. Chodzi o rozmiar i rodzaj działalności, kulturę firmy i sytuację gospodarczą (przy pogorszonej koniunkturze często zależy nam na pełnej kontroli kosztów).

Outsourcing zarządzania flotą – zalety

Korzyści skali – specjaliści od zarządzania flotą mogą skupić się na bieżących zadaniach - negocjować niższe ceny i wyższe zniżki za zakup i/lub leasing samochodów, części, serwisu, oraz na utylizację i/lub remarketing używanych aut.

Większa wydajność/efektywność – firma specjalizująca się w zarządzaniu i utrzymaniu floty będzie w stanie dokonać analizy różnych wskaźników i określić kluczowe wskaźniki efektywności, umożliwiając zmniejszenie kosztów operacyjnych, wydatków na naprawy, paliwo, administrację oraz skrócenie okresów, gdy auta są wyłączone z użytku.

Większy wgląd – specjalista od zarządzania flotą może dostarczyć firmie szczegółowe raporty dotyczące wydajności pojazdów i kierowców, dostępne za pomocą technologii takich jak telematyka.

Usprawnienia – zamiast wielu płatności i licznych raportów z wydatków, przedsiębiorstwo może po prostu płacić jednej firmie, znacząco redukując ilość wewnętrznej pracy administracyjnej wymaganej do zarządzania flotą.

Benchmarking/analiza porównawcza – firmy zajmujące się zarządzaniem flotą potrafią lepiej zbadać wydajność floty, ponieważ zarządzają innymi. Co więcej, oznacza to, że potrafią wskazać szanse rozwoju oraz przewidzieć problemy i obszary nieefektywności.

Produktywność i bezpieczeństwo kierowców – dostęp do programów szkoleniowych i technologii takich jak systemy telematyczne pomoże wypracować bezpieczniejsze techniki jazdy oraz obniżyć koszty paliwa.

Diabeł tkwi w szczegółach – szanujący się specjalista od zarządzania flotą powinien posiadać pełną wiedzę w zakresie wymogów prawnych i najlepszych praktyk.

Outsourcing zarządzania flotą – wady

Znajomość firmy od wewnątrz – przejście na zewnętrzne zarządzanie flotą może oznaczać, że firma straci cenne umiejętności, kontrolę i wiedzę wewnętrzną. Organizacja może być w ten sposób zdana na łaskę specjalisty do spraw floty, bez nikogo wewnątrz z wystarczającym doświadczeniem, by kwestionować jego decyzje.

Widoczność danych – firmy zajmujące się zarządzaniem flotą pojazdów mogą ograniczać raporty wydajności do podstawowych kwestii, czego skutkiem jest brak dogłębnej wiedzy.

Co z oczu, to z serca – koniec końców, to dyrektorzy są zawsze odpowiedzialni za swoich kierowców, a outsourcing zwiększa ryzyko utraty odpowiedzialności korporacyjnej.

Kontakty – wewnętrzny manager floty jest na miejscu i może bezpośrednio porozmawiać z kierowcami, kiedy tylko mają jakieś pytania lub wątpliwości. W przypadku outsourcingu taki poziom relacji ciężko osiągnąć. Co więcej, wcześniejsze kontakty wewnętrznego managera floty z dealerami, dostawcami i ubezpieczycielami zostaną znacznie osłabione lub zerwane.

Przywiązanie do organizacji – outsourcingowe zarządzanie flotą pojazdów nie może dorównać wewnętrznemu managerowi floty pod względem zażyłości z firmą i jej kulturą.

Obsługa klienta – decyzje oparte czysto na kwestiach finansowych nie zawsze będą najlepsze dla klientów i mogą skutkować utratą zysków.

Przyszłość outsourcingu

Decyzja o przejściu na outsourcing opiera się na znalezieniu odpowiedniej równowagi i może się okazać, że najlepszym rozwiązaniem wcale nie będzie zdecydowanie się w pełni na jedną z opcji, ale zachowanie wewnętrznego managera floty, pełniącego rolę łącznika między firmą a dostawcą usług zarządzania flotą. Przy tak wielu zmiennych, decyzja sprowadza się do tego, co najlepiej odpowiada potrzebom biznesowym danej firmy.

Opracowano na podstawie tekstu Garetha Herincxa.