Een koninklijk gebouw

Zarządzanie zasobami ludzkimi – najważniejsze umiejętności, które powinien posiadać manager floty

Jako manager floty codziennie masz kontakt z wieloma różnymi osobami. Zadowolenie ich wszystkich to trudne zadanie. Można śmiało powiedzieć, że to praca, która wymaga bycia bardzo otwartą i towarzyską osobą.

Autor Morag Cuddeford-Jones w dniu lip 17, 2019

Ale skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi nie polega jedynie na dogadywaniu się z nimi, choć to na pewno pomaga. Liczą się umiejętności, dzięki którym sprawisz, że wszyscy będą pracować na rzecz wspólnego celu. 

Wskazówki, które pozwolą rozwinąć Ci umiejętności zarządzania zasobami ludzkimi

Komunikacja – Jest to być może najbardziej niedoceniana i niezrozumiana umiejętność ze wszystkich. Wielu managerów jest przekonanych, że się komunikują, chociaż w rzeczywistości prowadzą monolog. Wydaje im się także, że potrafią słuchać, choć w rzeczywistości jedynie słyszą. Zarządzanie zasobami ludzkimi to w dużej mierze sztuka dialogu.

Dobra komunikacja to coś więcej niż tylko mówienie ludziom, co mają zrobić. Chodzi w niej o odpowiednią interakcję dostosowaną do treści, jaką chcemy przekazać, czasu i danej sytuacji.

Dobra komunikacja oznacza:

  • Mówienie zwięźle i na temat
  • Korzystanie ze środków przekazu dostosowanych do treści – e-mail jest świetny jeśli chcemy wyjaśnić zlecone zadanie, ale bezużyteczny w przypadku przekazywania emocji.
  • Opowiadanie historii – ludzie chętniej angażują się w wykonanie powierzonego zadania, kiedy rozumieją jego sens. Historie są przekonujące. Nie chodzi o opowiadanie bajek. Jeśli jednak prosisz kierowcę o bardziej ostrożną jazdę, użyj przykładów i postaraj się zobrazować co masz na myśli, zamiast jedynie nakazywać zmianę.
  • Słuchanie – bardzo często skargi są dla nas tylko narzekaniem, ale jeśli uważnie posłuchamy możemy dojść do sedna głębszego problemu lub odkryć możliwości, które w innym przypadku pozostałyby niezauważone.
  • Poświęcanie czasu na przemyślenia – Intuicja nie zawsze jest dobrym doradcą. Słysząc coś, co ci się nie podoba, oprzyj się pokusie natychmiastowej reakcji. Nie spiesz się, a zyskasz perspektywę i będziesz mógł sformułować bardziej odpowiednią, konstruktywną wypowiedź.

Wyznaczanie celów – ludzie są najbardziej skuteczni, kiedy wiedzą, czego się od nich oczekuje i są świadomi swoich postępów. Skuteczne zarządzanie ludźmi polega więc na wyznaczaniu realistycznych celów, dostosowanych do umiejętności pracowników, a następnie stałym dostarczaniu informacji zwrotnej i w razie potrzeby, korygowaniu błędów. Zarządzanie zasobami ludzkimi to także sztuka codziennej mobilizacji ludzi i motywowania ich.

Nie znaczy to, że nie możesz wyciągać poszczególnych osób w swoim zespole z ich strefy komfortu. Jeśli zdecydujesz się jednak na taki krok, zapewnij im wsparcie w formie czasu, środków i przeszkolenia, które pomogą im pójść naprzód.

Co więcej, realizacja celów nie działa tylko w jedną stronę. Twoi pracownicy też mogą mieć swoje aspiracje. Wysłuchaj, jakie są ich cele i pokaż, że też możesz im pomóc w ich realizacji.

Zachęcaj do zaangażowania – swietnym sposobem na to, aby wszyscy podążali w jednym kierunku jest sprawienie, by pracownicy poczuli, że dobro firmy leży w ich interesie. Zachęcaj wszystkich, by dzielili się pomysłami na wprowadzenie ulepszeń. Pokaż, że ich słuchasz, nawet jeśli chodzi o błahostki takie jak zmiana marki mydła w łazience.

Słuchanie i reagowanie na sugestie personelu to nie tylko czcze słowa w relacjach z pracownikami. Managerowie często spędzają więcej czasu przed arkuszami kalkulacyjnymi niż za kierownicą. Pracownicy będący w drodze potrafią lepiej wskazać jakie są wyzwania i możliwości. Zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga świadomości i rzetelnej obserwacji realnych działań podwładnych.

Świeć przykładem – jeśli chcesz zachęcić pracowników do pozytywnych praktyk, pokaż, a nie tylko mów. Zaprezentuj korzyści płynące z wychodzenia z biura o czasie, bezpiecznego zachowania i zaangażowania w szkolenia, samemu stosując się do tych zasad. Zarządzanie zasobami ludzkimi nie będzie miało większego sensu, gdy Twoi podwładni nie będą darzyć Cię szacunkiem.

W szczególności przyznawaj się do błędów. Nie tylko doda to innym odwagi, by przyznawać się do własnych pomyłek, ale podkreśli, że jesteś uczciwy (a wraz z tobą firma). Pracownicy, którzy wierzą, że są sprawiedliwie traktowani, rzadziej dopuszczają się nadużyć.

Poznaj potrzeby innych – postaw się w sytuacji każdego, od dyrektora po stażystę. Jeśli masz pozyskać fundusze na inwestycje w pomieszczenia dla kierowców, zastanów się nad tym, dlaczego dyrektor finansowy może mieć z tym problem. Kiedy zrozumiesz ich sytuację, być może będziesz mógł pomóc im znaleźć rozwiązanie.

Nawet jeśli nie potrafisz rozwiązać czyjegoś problemu – bo na przykład nie jest to dobry moment na podwyżki – zrozumienie przyczyny i możliwość wyjaśnienia danej sytuacji może ostudzić negatywne emocje.

Nie składaj obietnic, których nie jesteś w stanie dotrzymać. To, że obcięcie kosztów odświeżacza powietrza pozwoliłoby przeznaczyć pieniądze na darmowe ciasteczka w stołówce dla kierowców, nie znaczy jeszcze, że na pewno tak się stanie.

Pokaż profesjonalizm z ludzką twarzą – może to być nieco trudne do osiągnięcia, ale można być profesjonalistą, jednocześnie wykazując się poczuciem humoru i ludzkim obliczem. Granice powinny być jasno wytyczone – na przykład, poprzez przyjęte standardy zachowania, ubioru lub języka.

Nie każ ludziom domyślać się, co jest dopuszczalne, a co nie. Zadbaj, by było to zapisane w podręcznikach dla pracowników i stanowiło część ich oceny. Marchewka jest zawsze lepsza od kija, dlatego warto nagradzać pracowników, którzy się wyróżniają. Koleżeństwo jest ważne, ale nie bój się wkroczyć, jeśli ktoś pójdzie o krok za daleko. I pamiętaj, aby świecić przykładem.

Opracowano na podstawie artykułu Morag Cuddeford-Jones.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat kompetencji poszukiwanych u fleet managerów? Wypełnij formularz kontaktowy.