Nieplanowana nieobecność pracowników - jak sobię z nią radzić?
Jako manager floty prawdopodobnie zbyt dobrze znasz skutki nieplanowanych nieobecności pracowników. L4 czy urlop na żądanie potrafią namieszać - w najlepszym wypadku skutkują bólem głowy, jakiego dostarcza nagła zmiana harmonogramu, ale w najgorszym prowadzą do utraty wydajności i zysków.
Autor oryginalnego artykułu: Elizabeth Elliott w dniu cze 06, 2018
To zrozumiałe, że chcesz, by twoja firma sprawnie działała. Jednocześnie musisz ze zrozumieniem podchodzić do tematu nieobecności. Okaż wsparcie pracownikom i postaraj się wspólnie z nimi wypracować rozwiązania, które pomogą ograniczyć absencje.
Oto kilka rad, które pomogą ci zarządzać nieobecnościami pracowników:
1. Stwórz jasną politykę obecności, jawną dla wszystkich
Pierwszym krokiem na drodze do zarządzania nieobecnościami jest stworzenie w firmie przejrzystych, dobrze sformułowanych i konsekwentnie stosowanych wytycznych. W ten sposób kierowcy będą wiedzieli, jakie konsekwencje mogą płynąć z ewentualnych nieusprawiedliwionych nieobecności. Pracownicy powinni zapoznać się z procedurą zgłaszania choroby, w tym informacjami, do kogo i w jaki spósób należy się zgłosić i jakie dokumenty są potrzebne (np. zwolnienie lekarskie). Wytyczne te powinny też zawierać informacje na temat tego, co pracownik powinien zrobić po powrocie do pracy, na przykład odbyć spotkanie z przełożonym, aby zostać wdrożonym w bieżące zadania.
2. Prowadź ewidencję
Bez względu na to, czy jesteś tradycjonalistą preferującym kartkę i długopis, czy wolisz zainwestować w specjalistyczne oprogramowanie komputerowe, powinieneś prowadzić ewidencję obecności i nieobecności pracowników. Dzięki temu będziesz mógł w każdej chwili sprawdzić, ile dni urlopu pozostało pracownikowi w danym roku. Być może ktoś od dawna nie brał wolnego i warto zaproponować mu kilka dni odpoczynku, aby zregenerował siły i wrócił do pracy z większą energią i motywacją.
3. Rozwiąż problem – rozmawiaj z pracownikami
Jeśli pracownik regularnie korzysta ze zwolnienia lekarskiego, warto z nim porozmawiać na temat przyczyn nieobecności i spróbować znaleźć sposób na rozwiązanie zaistniałej sytuacji. Być może potrzebuje twojej pomocy, na przykład w postaci zmiany trybu lub godzin pracy. Bez względu na to, czy dana osoba rzeczywiście cierpi na nawracające problemy zdrowotne, czy może podejrzewasz, że nadużywa zwolnień lekarskich, twoje wyczucie i empatia są najważniejsze.
4. Stwórz dobrą atmosferę w pracy – bądź skory do pomocy
Jako manager floty ponosisz odpowiedzialność wobec swoich kierowców, więc upewnij się, że wszyscy są zadowoleni z pracy. Może to przynieść korzyści dla twojej firmy, takie jak wzrost motywacji pracowników oraz zmniejszenie liczby nieplanowanych absencji. To dotyczy nas wszystkich – łatwiej jest każdego dnia przyjść do pracy, która daje nam satysfakcję, gdzie czujemy się doceniani i odpowiednio wynagradzani za to, co robimy.
5. Wprowadź program dobrego samopoczucia – otwórz się na potrzeby innych
Pamiętaj – szczęśliwy pracownik potrzebuje czegoś więcej niż tylko dobrej płacy! Równie ważne są: atmosfera pracy, właściwe warunki i wygodny dojazd1. Zapewnienie kierowcom dostępu do świeżych, pożywnych posiłków, zachęty do ćwiczeń oraz takiej organizacji pracy, która pozwala na zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym, pomoże nie tylko zmniejszyć liczbę zachorowań wśród pracowników, ale też stworzyć bardziej pozytywną, inspirującą atmosferę w pracy.
6. Zwracaj uwagę na wczesne objawy stresu – niech stres nie będzie powodem L4
Stres należy do najczęstszych przyczyn długotrwałych nieobecności w pracy. Z badań brytyjskiej organizacji rządowej Health and Safety Excecutive wynika, że stres spowodowany pracą odpowiada za nawet 45% absencji1. Staraj się zatem reagować w porę, by uniknąć perspektywy sześciomiesięcznego zwolnienia lekarskiego pracownika. Porozmawiaj z kierowcą i zastanów się, co możesz zrobić, by pomóc. Jednak czasem, bez względu na to, jakie programy dobrego samopoczucia wprowadzisz, czynniki zewnętrzne, emocjonalne czy społeczne, takie jak problemy rodzinne, pozostaną poza twoją kontrolą. Możesz liczyć na wsparcie wyspecjalizowanych organizacji, które przygotowują informatory i prowadzą infolinie wspierające osoby narażone na nadmierny stres w pracy lub mające problemy ze zdrowiem psychicznym. W Polsce takiego wsparcia udziela m.in. Obserwatorium Ryzyka Psychospołecznego.3
1 Badanie przeprowadzone w styczniu 2017 r. przez Kantar TNS Polska na zlecenie Brain Embassy
2 Health and Safety Executive (HSE) Report, luty 2017
3 http://www.psychostreswpracy.pl/
