rear view of four business executives using computers in an office

Produktywność pracy – jak ją zwiększyć, a jednocześnie oszczędzić czas?

„Pracuj mądrze, a nie ciężko” to mantra, którą często słyszymy. Co jednak oznacza i jak można ją stosować, aby jak najproduktywniej wykorzystać nasze osiem godzin w pracy? Co wpływa na produktywność pracy? Jaką rolę w produktywności odgrywa organizacja czasu?

Autor oryginalnego artykułu: Elizabeth Elliott w dniu sty 02, 2019

6 rzeczy, które pomogą poprawić Ci produktywność pracy

1. Sporządź listę zadań

Takie listy miewają negatywną reputację, ponieważ często mamy tendencję do dodawania zadań szybciej niż ich wykreślania. Ale mogą okazać się przydatnym narzędziem, zwłaszcza jeśli ciężko przychodzi ci ustalanie priorytetów, albo po prostu często zapominasz. Zapisanie wszystkiego na papierze pomoże ci się skupić, zminimalizować stres i pobudzić pamięć.

Dodawaj zadania zaczynając od tych najważniejszych. Jeśli lista okaże się zbyt przytłaczająca, przygotuj listę „na dziś” oraz ogólną listę długoterminowych zadań, które w razie potrzeby będzie można dodać do tej pierwszej. Pozwoli Ci to skupić się na priorytetach. Dobrym pomysłem jest też spisanie takiej listy pod koniec każdego dnia, dzięki czemu stworzysz sobie codzienny rytuał kończący dzień pracy, a mając już gotowy plan działania, nie zmarnujesz czasu następnego dnia na zastanawianie się od czego zacząć. Rytuały wpływają pozytywnie na produktywność pracy – ustalają pewien stały rytm, a tym samym zmniejszają poziom stresu.

2. Stwórz listę rzeczy, które musisz przestać robić

Jako alternatywę, Jim Collins, autor książki „Od dobrego do wielkiego. Czynniki trwałego rozwoju i zwycięstwa firm”1 proponuje listę „stop-doing”. W świecie, w którym jesteśmy coraz bardziej otoczeni przez rozpraszacze, zdecydowane ograniczenie czasu, jaki spędzamy na sprawdzanie telefonu komórkowego, aktualizowanie kont na portalach społecznościowych czy przeglądanie ulubionych stron internetowych, może być dobrym początkiem. Ograniczenie bodźców z zewnątrz wpłynie na poziom koncentracji, a tym samym na produktywność pracy.

3. Stwórz rytuał rozpoczynający

Mówiliśmy już o rytuale kończącym dzień pracy, ale ponieważ poranne zwlekanie z rozpoczęciem pracy jest dość powszechne, należy pomyśleć o wprowadzeniu rytuału rozpoczynającego. Dobrym sposobem na łagodne wprowadzenie jest na przykład wypicie kawy lub herbaty podczas sprawdzania maila. Niektórzy guru zarządzania czasem polecają przełożenie sprawdzenia poczty na później, ale jeśli pracujesz w międzynarodowej firmie, w której pracownicy kontaktują się z tobą 24 godziny na dobę, nawet w nocy możesz otrzymać ważną wiadomość, na którą jak najszybciej należy odpowiedzieć. Poranek to także dobry moment, aby odpowiedzieć na wszelkie zaległe maile zanim otrzymasz kolejne. Rosnąca liczba zaległych maili może wywoływać stres, więc staraj się odpowiadać na nie w ciągu 24 godzin, choćby potwierdzając otrzymanie wiadomości. Stres ma negatywny wpływ na produktywność pracy, dlatego warto ograniczać jego źródła do minimum.

W mailu pisz jasno i zwięźle. Nie tylko zaoszczędzisz czas, ale też zmniejszysz ryzyko nieporozumień, jakie mogą wynikać z dłuższych wypowiedzi, a w efekcie dalszej niepotrzebnej wymiany wiadomości w celu wyjaśnienia nieścisłości.

Ważne jest jednak, by sprawdzanie poczty jako rytuał rozpoczynający pracę nie odciągał naszej uwagi od najważniejszych zadań znajdujących się na początku listy rzeczy do zrobienia (o ile właśnie otrzymana wiadomość nie stała się priorytetem...). Niech więc dopicie kawy lub herbaty będzie sygnałem do rozpoczęcia pracy nad zadaniami z dzisiejszej listy.

Choć sztuka rozmawiania została w dużym stopniu zapomniana w miejscu pracy, odbieranie i wykonywanie telefonów to często dużo bardziej wydajny sposób komunikacji. Ale tak jak w przypadku maili, ważna jest tutaj dyscyplina i wyznaczenie części czasu pracy na dzwonienie i oddzwanianie, a także poinformowanie innych o najlepszych porach na kontaktowanie się z tobą.

4. Ustal limit czasu

Zamiast siadać do pracy nad projektem myśląc „Będę tu siedzieć, dopóki tego nie skończę”, spróbuj myśleć „Popracuję nad tym przez trzy godziny”. Ograniczenie czasu zmusi cię do skupienia i większej efektywności, nawet jeśli nie uda się wszystkiego dokończyć. A raczej się nie uda, ponieważ jak zwrócił na to uwagę w 1979 roku laureat Nobla, Daniel Kahneman, ludzie nie potrafią planować2 i mają tendencję do niedoceniania czasu, jaki potrzebują na wykonanie zadania. Dlatego staraj się dodawać bufor bezpieczeństwa, który pozwoli ci wrócić do danego zadania następnego dnia. Jeśli jest to dla ciebie naprawdę trudne,3 może ci w tym pomóc technika pomodoro, zgodnie z którą, masz 25 minut na wykonanie zadania, a następnie 5 minut na przerwę. Po 4 takich interwałach następuje 15-minutowa przerwa. Oczywiście, długość czasu pracy można dostosować do swoich potrzeb, ale taki schemat praca-przerwa to dobry sposób na początek. Być może będzie to doskonały sposób na to, aby poprawić Twoją produktywność pracy.

5. Rób przerwy

Nawet jeśli masz narzucony deadline, musisz robić sobie przerwy. Krótki spacer może pozytywnie wpłynąć na produktywność pracy i pomóc zapanować nad e stresem.  Zgodnie z teorią rytmu ultradialnego4 ludzki mózg średnio jest w stanie pozostać w skupieniu jedynie przez 90 minut, po czym potrzebuje przynajmniej 15 minut odpoczynku, by mógł się ponownie skupić. Nawet „mikroprzerwa” trwająca od 30 sekund do 5 minut może zwiększyć jasność umysłu o 13%.5

6. Nawet najlepiej przygotowany plan...

Gdy gonią cię terminy, musisz wykorzystać każdą chwilę na dokończenie zadania. O ile to możliwe, zamknij drzwi biura lub znajdź ciche miejsce do pracy (pracując z dala od swojego stanowiska utrudnisz innym kontakt z tobą, dając do zrozumienia, że nie chcesz, by ci przeszkadzano), wyłącz telefon i zamknij wszystkie niepotrzebne okienka w wyszukiwarce. Produktywność pracy zależna jest bowiem także od otoczenia – im mniej rozpraszających bodźców z zewnątrz, tym lepiej.

Ostatecznie, nie ważne jak wydajnie zaplanujemy wykorzystanie naszego czasu, musimy być realistami: projekty upadają, terminy są przekraczane, pieniądze wyparowują, a klienci idą na urlop. Czasami nawet najlepiej przygotowane plany trzeba dostosować do nieprzewidywalnej natury biznesu. Ale jeśli skutecznie zarządzasz swoim czasem i umiesz go kontrolować, dajesz sobie większą szansę na wyjście z biura o czasie.

Opracowano na podstawie tekstu Elizabeth Elliott, w oryginale dostępnego pod poniższym linkiem.

1 https://www.jimcollins.com/article_topics/articles/best-new-years.html

2 https://pl.wikipedia.org/wiki/Teoria_perspektywy

3 https://tomato-timer.com/

4 https://instituteforleadershipfitness.com/2012/05/peak-performance-and-the-ultradian-rhythm/

5 http://www.onlinebusinessdegree.org/2012/11/05/take-a-break/

Chcesz wiedzieć więcej, jak zwiększyć produktywność pracy? Skontaktuj się z nami!