Zarządzanie flotą samochodową a nadużycia paliwowe - badania Shell

Zaraz po zakupie pojazdów, paliwo stanowi drugi najwyższy koszt związany z zarządzaniem flotą w firmie. Niezależnie od tego, czy chodzi o samochody osobowe czy ciężarowe, nadużycia paliwowe mogą kosztować firmę ogromne pieniądze. Jednak według badań przeprowadzonych przez Shell, menedżerowie floty i kierowcy mają bardzo odmienne zdania na ten temat.

Zarządzanie flotą samochodową jest dużym wyzwaniem! Pracodawcy muszą obdarzyć swoich pracowników sporym zaufaniem, gdyż powierzają im swoje pojazdy i wysyłają ich w świat. Pozostaje im korzystać z systemów i technologii pomagających zarządzać kosztami w firmie. 

Z ankiety Shell na temat nadużyć w branży flotowej¹ przeprowadzonej w 2015 roku w Wielkiej Brytanii wynika, że dwie trzecie menedżerów floty uważa nadużycia związane z paliwem i kartami paliwowymi za duży problem. 9 na 10 menedżerów uważa, że przynajmniej kilku spośród ich kierowców dopuszcza się nadużyć. Co ciekawe, ponad jedna czwarta ankietowanych kierowców przyznała, że widziała innego kierowcę oszukującego swoją firmę. Jednak zaledwie jedna trzecia kierowców zgadza się, że jest to duży problem i podkreśla, że istnieje znacząca różnica w podejściu pracowników i menedżerów do tej kwestii.

Wydajność jest możliwa

Zmniejszenie liczby nadużyć może przynieść oszczędności na ogromną skalę. Niemal połowa respondentów badania Shell twierdzi, że dzięki temu można obniżyć koszty zakupu paliwa o 5% w skali roku². Jeśli weźmiemy pod uwagę, że w całym 2017 roku konsumpcja trzech głównych paliw transportowych (benzyny silnikowe, olej napędowy, gaz płynny LPG) w Polsce wyniosła ponad 30 mln metrów sześc.³, oszczędność na tym poziomie może urosnąć do naprawdę sporych sum.

Według ankietowanych największe koszty generują kierowcy spuszczający paliwo z samochodów służbowych, zaś najczęstszym oszustwem jest płacenie za paliwo gotówką, by ukryć inne zakupy.

Zdaniem kierowców i menedżerów floty podkradanie paliwa jest jednym z najczęściej występujących nadużyć, z tą jednak różnicą, że według manadżerów okazjonalnie robi to 1/3 kierowców, podczas gdy według kierowrców takich działań dopuszcza się 12% kolegów po fachu.⁴

Zarządzający flotą uważają, że nadużycia paliwowe to poważny problem, a rozpoznanie i powstrzymanie tych praktyk mogłoby wygenerować znaczne oszczędności

Zarządzanie flotą samochodową wymaga od menedżera świadomych działań, takich jak edukowanie kierowców

Informacja i komunikacja są kluczowe. Wciąż 1 na 10 ankietowanych przez Shell kierowców uznaje spuszczanie paliwa za akceptowalne zachowanie. Z drugiej strony tylko 28% menedżerów prowadzi szkolenia na temat nadużyć, co pokazuje, jak wiele jest jeszcze do zrobienia w obszarze edukacji, by ograniczyć to zjawisko.⁵

„Czy twój kierowca zdaje sobie sprawę z tego, jaki to jest koszt dla firmy? Jeśli nie, to może warto mu to wyjaśnić?” – pyta David Bushnell, Product Manager w jednej z największych firm leasingowych, Alphabet – „Jeśli  kierowca pracuje w systemie prowizyjnym lub bonusowym albo chce, żeby firma, dla której pracuje, odnosiła sukcesy, powinno mu zależeć na ograniczeniu jej wydatków do minimum”.

Najlepszą i najbardziej skuteczną metodą, jaką może wdrożyć menedżer floty, jest poprawa komunikacji z kierowcami. Zauważają to sami menedżerowie – 37% ankietowanych twierdzi, że brak świadomości kierowców to największa bariera w procesie wykrywania nadużyć. 32% tłumaczy się brakiem czasu, 30% wskazuje brak środków, a 25% akceptację kierowców dla procederu.

Mniej niż 1/3 firm flotowych prowadzi szkolenia dla kierowców, a przecież jeśli pracownicy nie są świadomi skali problemu i związanych z nim finansowych obciążeń dla firmy, nie będą współpracować w celu rozwiązania go.

Angażowanie kierowców, włączanie ich w cały proces i liczbowe przedstawienie im kosztów firmy związanych z flotą to ważne i łatwe kroki, które mogą też zwiększyć poczucie przynależności kierowców do firmy.

Jeśli coś mierzysz, możesz tym zarządzać!

Co można zrobić, aby rozwiązać problem, który zdaniem operatorów flotowych kosztuje ich rocznie ogromne pieniądze? Jakie rozwiązania ułatwią zarządzanie flotą samochodową i pozwolą na ograniczenie skali nadużyć?

„Do częstych nadużyć paliwowych należą zawyżanie liczby przebytych kilometrów na wnioskach o zwrot za paliwo, tankowanie nienależących do floty samochodów lub tankowanie do kanistrów” – komentuje Ashley Sowerby, dyrektor zarządzający Chevin Fleet Solution – „Najlepsza strategią na ograniczenie tankowania do kanistrów lub nieautoryzowanych pojazdów jest wprowadzenie kart paliwowych. Dają one możliwość pełnego wglądu w zakup paliwa i dostarczają cennych informacji pomagających wykryć potencjalne nadużycie”.

Jak mówi stare biznesowe powiedzenie, nie możesz zarządzać czymś, czego nie mierzysz. Na szczęście zarządzanie flotą samochodową w dzisiejszych czasach nie jest już tak trudne jak kiedyś. Osoby zarządzające mają do dyspozycji różne rozwiązania – od kart paliwowych po zaawansowane oprogramowania – są do dyspozycji menedżerów, którzy mogą przy ich pomocy mierzyć, zarządzać i kontrolować wydatki na paliwo.

1. _{Fraud Matters, United Kingdom, Keeping pace with a changing world, 2015}
2. _Tamże
3. _{Raport roczny POPiHN, Przemysł i handel naftowy, 2017}
4. _{Fraud Matters, United Kingdom, Keeping pace with a changing world, 2015} 
5. _Tamże.