TCO, czyli total cost of ownership – dlaczego jest istotny dla flotowców?

TCO – co to jest?

TCO to skrót od angielskiego pojęcia Total Cost of Ownership (po polsku to całkowity koszt posiadania). Analiza TCO pozwala na identyfikację, oszacowanie i klasyfikację wszystkich wydatków związanych z zakupem oraz nakładów pozazakupowych, na które składa się m.in. koszt użytkowania, utrzymania, przechowywania czy nawet utylizacji. Dlatego też TCO nazywa się niekiedy analizą kosztów cyklu życia. 

Ekonomiczny model TCO bardzo często stosuje się w analizie kosztów korzystania z systemu informatycznego. Można go jednak zastosować także do innych aktywów firmowych.

Analiza TCO wykonywana jest najczęściej przez przedsiębiorców, którzy muszą rozważyć zakup środka o większej wartości, a przede wszystkim takiego, który wymaga znacznych nakładów na utrzymanie. Dlatego metodę TCO stosuje się przed zakupem przez firmę nieruchomości, pojazdu osobowego czy ciężarowego, systemu informatycznego bądź maszyn produkcyjnych. Model TCO warto tworzyć również przed wykupieniem patentów lub licencji.

TCO stosuje się też do porównywania ofert dostawców. Dzięki temu kupiec może wybrać najkorzystniejszą opcję, patrząc na nią w perspektywie długoterminowej.

Dlaczego warto analizować całkowity koszt posiadania i jak to zrobić? 

Wszelkie koszty pozazakupowe, w tym wydatki na utrzymanie produktu lub usługi w czasie, mogą być znaczące – niekiedy dorównują nawet cenie samego zakupu. Dlatego warto je oszacować, zanim podejmiesz ostateczną decyzję zakupową. Jak to zrobić?

Niektórzy eksperci wyróżniają analizę TCO w ujęciu retrospektywnym oraz prognostycznym. W pierwszym przypadku pracuje się przede wszystkim na danych historycznych, w drugim – na przewidywanych kosztach. Jeżeli firma posiada już flotę, określenie całkowitego kosztu posiadania kolejnego pojazdu będzie zdecydowanie ułatwione. Wartość tę można oszacować na podstawie historycznych wydatków ponoszonych na utrzymanie dotychczasowych pojazdów.

Jak przeprowadzana jest analiza TCO?

Budowę modelu TCO należy zacząć od określenia przedmiotu zakupu oraz rozpisania jego cyklu życia. Warto ustalić, jak długo będzie on składnikiem majątku firmy. W przypadku samochodu należy zastanowić się, m.in. przez ile lat pojazd będzie spełniał swoją funkcję.

Następnie należy wypisać wszystkie kategorie kosztów, które dotyczą analizowanej inwestycji. Takie pogrupowanie pozwoli na lepszy ogląd sytuacji, a także może przydać się w późniejszej optymalizacji wydatków.

Jakie kategorie wziąć pod uwagę? Mogą się one różnić w zależności od przyjętego modelu oraz przedmiotu analizy. W przypadku szacowania TCO pojazdu mogą to być koszty:

• pośrednie: dostawa, transport, cło;
• posiadania: amortyzacja, zarządzanie flotą, koszty administracyjne;
• użytkowania: paliwo, koszty eksploatacyjne, opłaty drogowe, części zamienne, koszty napraw, parking, utrzymanie czystości;
• utrzymania: serwis, ubezpieczenie obowiązkowe i dodatkowe, wymiana opon, przechowywanie;
• nabycia: księgowość, opłata za pośrednika;
• szkolenia: wdrożenie w firmie, szkolenia wewnętrzne, szkolenia zewnętrzne;
• utylizacji: złomowania, sprzedaży.

W analizie brane są jeszcze pod uwagę koszty zaliczane do grupy jakościowych oraz środowiskowych. Niekiedy dodaje się również kategorię określaną jako koszty wstępne, w których ujmuje się np. koszt pozyskania dostawcy, weryfikację wymagań czy wybór najlepszej oferty.

Jeszcze inny model TCO dla samochodów flotowych dzieli koszty na 2 zasadnicze kategorie: koszty bezpośrednie oraz pośrednie. Do pierwszej grupy zalicza się wszystkie wydatki związane bezpośrednio z pojazdem: koszt zakupu/leasing, paliwo, ubezpieczenie, serwis, naprawy, ogumienie etc. W zakres drugiej grupy wchodzi zarządzanie firmową flotą.

Analizując TCO samochodu, konieczne jest uwzględnienie wartości rezydualnej (RV) oraz kosztów ewentualnego wyłączenia pojazdu z użytku w przypadku oddania go do naprawy czy serwisu.

Zalety stosowania TCO w firmie

Dlaczego warto wykorzystywać TCO przed zakupem? Przede wszystkim daje to możliwość oszacowania całkowitego, realnego kosztu produktu czy usługi. W dłuższej perspektywie może pozytywnie wpłynąć na wyniki finansowe firmy. Analizę TCO można wykorzystać podczas tworzenia prognozy budżetowej.

Oszacowanie całkowitego kosztu posiadania często zapewnia lepszą pozycję negocjacyjną podczas zakupu, co wpływa na obniżenie pierwotnej ceny lub rozbudowanie oferty przy tej samej cenie wyjściowej.

TCO ujawnia także mocne i słabe punkty nabycia danego produktu czy usługi do firmy. Znajomość całkowitego kosztu posiadania wyznacza pewien próg opłacalności inwestycji. Może okazać się, że zdecydowanie korzystniejszą opcją dla przedsiębiorstwa będzie wybranie outsourcingu. W przypadku rozważania zakupu pojazdu do firmy istnieje szansa, że czasowy wynajem albo leasing będzie bardziej opłacalną opcją niż nabycie samochodu na własność.

TCO samochodu – wypowiedź eksperta

Decyzja zakupu samochodu do floty nie powinna opierać się wyłącznie na cenie zakupu. To dopiero punkt wyjścia. Jednak wybierając pojazd, należy zastanowić się, jakie wiążą się z nim koszty pozazakupowe.

Część z nich da się dokładnie określić, inne będą miały charakter głównie szacunkowy. Nie można dokładnie przewidzieć, jakich napraw bądź części zamiennych będzie wymagał samochód w przyszłości. Na wysokość kosztów utrzymania pojazdu wpłyną również ceny paliwa, które – jak pokazują ostatnie lata – mogą się znacznie wahać. Mimo to analiza TCO daje dość dobry obraz tego, jak przedstawiać się będą realne koszty posiadania samochodu we flocie.

Koszty utrzymania pojazdów nie różnią się od siebie znacząco. Jednak na ostateczne TCO samochodu wpływa najczęściej zmiana wartości auta w czasie oraz właśnie ceny paliwa. Aby optymalizować koszty paliwa w firmie, warto korzystać z rozwiązań flotowych, które daje karta Shell Card. W ramach programu flotowego firma otrzymuje atrakcyjne zniżki na paliwo na stacjach Shell. W Polsce już prawie 1300 stacji akceptuje karty paliwowe Shell Card (stacje Shell, MOL, Lotos, Lotos Optima, MOYA). A to tylko jedna z zalet posiadania karty Shell. Dzięki niej można dokonywać transakcji bezgotówkowych na stacjach, pobierać zbiorcze faktury za paliwo czy mieć większą kontrolę nad wydatkami, które odnotowywane są w czasie rzeczywistym na koncie firmy.

Jednym ze sposobów optymalizacji TCO jest wprowadzenie do floty samochodów elektrycznych. Oczywiście koszty początkowe oraz koszty eksploatacji będą różniły się od pojazdów z silnikami spalinowymi. Jednak TCO dla floty elektrycznej może okazać się korzystniejsze dla firmy. Jednostkowy koszt zakupu samochodu elektrycznego może być wyższy niż w przypadku auta z silnikiem spalinowym. Zgoła inaczej przedstawiają się jednak koszty zasilania elektryka. Aby obliczyć, ile zaoszczędzisz na paliwie, korzystając z samochodu elektrycznego, sprawdź ten kalkulator. Sami przeprowadziliśmy taki test. Wyniki są imponujące.

Do porównania wybraliśmy samochód użytkujący 26,1 kWh/100 km oraz auto spalające 9 l/100 km. Zakładając, że cena paliwa to 7,00 zł za litr, a średni koszt ładowania na stacji ogólnodostępnej DC to 1,78 zł za 1 kWh, uzyskaliśmy następujące wyniki:

• roczny koszt energii elektrycznej to 6 652 zł,
• roczny koszt paliwa – 19 404 zł.

Koszt zasilania samochodu może więc być nawet 3-krotnie niższy.

Stwórz model TCO przed rozbudową swojej floty!

Poszczególne kategorie kosztów zawsze wyznaczać powinien przedmiot analizy oraz to, w jaki sposób ma być on wykorzystywany w firmie. W przypadku szacowania całkowitych kosztów posiadania pojazdu czy nawet całej floty należy wziąć pod uwagę m.in. koszty eksploatacji, a także RV pojazdu.

Aby zoptymalizować TCO samochodu we flocie, warto korzystać z karty flotowej Shell Card. Sprawdź dostępne rozwiązania i dołącz do użytkowników Shell Card.