Ewidencja przebiegu pojazdu flotowego – jak właściwie ją prowadzić?
Ewidencja przebiegu pojazdu firmowego jest prawnym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który chce wliczyć koszty eksploatacji samochodu w wydatki firmowe. W jaki sposób prowadzić kilometrówkę i o czym pamiętać? Szczegóły znajdziesz w poniższym artykule.
Autor Shell Commercial Road Transport Team w dniu lut 16, 2024
Kto prowadzi ewidencję przebiegu pojazdów?
Skoro czytasz ten artykuł, prawdopodobnie zarządzasz flotą pojazdów lub właśnie się do tego przymierzasz. Każdy przedsiębiorca posiadający jakikolwiek pojazd służbowy (lub całą flotę pojazdów) ma obowiązek ewidencjonowania przebytych kilometrów – jeżeli koszty eksploatacji samochodu chce wliczyć w wydatki firmowe.
Czym jest kilometrówka?
Popularna kilometrówka, czyli ewidencja pojazdu jest zestawieniem podróży odbywanych służbowym samochodem osobowym. Prowadzenie kilometrówki to obowiązek przedsiębiorcy np. szefa firmy posiadającej flotę samochodową, ale także pracowników tejże firmy, którzy z samochodów korzystają. Zgodnie z polskimi przepisami ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać ściśle określone informacje takie jak liczba kilometrów przebytych samochodem, daty wyjazdów czy cel podróży.
Regulacje prawne
Obowiązek ewidencjonowania przebiegu pojazdów służbowych regulują w Polsce dwa akty prawne: Ustawa o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT) oraz Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawa o PIT). Tym samym prowadzenie kilometrówki jest ważną procedurą z punktu widzenia respektowania przepisów podatkowych. Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT pozwala odliczyć podatek VAT, a także wliczyć koszty eksploatacji samochodu w koszty prowadzenia działalności.
Przepisy stare a obecne
Do 31 grudnia 2018 r. obowiązywały nieco inne zasady ewidencji przebiegu pojazdów niż obecnie. Zobowiązanie prowadzenia kilometrówki dotyczyło nawet tych przedsiębiorców, którzy wykorzystywali w celach służbowych swoje prywatne samochody. Tym samym wydatki związane z eksploatacją samochodu prywatnego do celów służbowych można było wliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Począwszy od stycznia 2019 r., przepisy zostały uproszczone. Odtąd przedsiębiorca korzystający z samochodu prywatnego w celach służbowych nie musi prowadzić kilometrówki. Inaczej wygląda sytuacja pracowników korzystających z samochodów prywatnych w celach służbowych – oni nadal są zobligowani do prowadzenia kilometrówki. Jeśli pracownik z pomocą pojazdu prywatnego realizuje zadania zlecone przez pracodawcę, to zatrudniający pokrywa koszty używania samochodu do celów służbowych na podstawie umowy cywilno-prawnej zawartej między nim a zatrudnionym.
Ewidencja przebiegu pojazdu – VAT i odliczanie kosztów eksploatacji
Kilometrówka pełni rolę dowodu, że firmowe samochody są wykorzystywane do celów służbowych. Jest to ewidencja przebiegu pojazdu. W takiej sytuacji można również odliczyć VAT – po uprzedniej rejestracji samochodu w urzędzie skarbowym (poprzez formularz VAT-26).
Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT dotyczy samochodów o wadze do 3,5 tony, które są wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Podatek VAT można odliczyć dla samochodów stanowiących środki trwałe przedsiębiorstwa lub dla samochodów objętych leasingiem.
Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?
Ewidencja przebiegu pojazdów musi być prowadzona w sposób rzetelny i szczegółowy. Dane konieczne do zawarcia w kilometrówce regulują przepisy. Okres ewidencjonowania przebiegu pojazdu służbowych jest liczony od momentu rozpoczęcia jego eksploatacji w ramach działalności firmy, aż do jego zakończenia
Ewidencja przebiegu pojazdu – druk
Informacje zawarte w kilometrówce można umownie podzielić na te, które dotyczą samego pojazdu oraz odnoszące się do pojedynczych przejazdów służbowych.
Oto lista informacji, które muszą się znaleźć w ewidencji przebiegu pojazdu:
- numer rejestracyjny pojazdu,
- data rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stany licznika pojazdu (w momencie rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, zakończenia, oraz na koniec danego okresu rozliczeniowego).
Dodatkowo po każdym pojedynczym przejeździe kierowca musi uzupełnić następujące dane:
- numer wpisu (zazwyczaj równoznaczny z kolejnym numerem przejazdu),
- datę i cel podróży,
- miejsce wyjazdu oraz dojazdu,
- stan licznika w momencie udostępnienia pojazdu,
- przebyty dystans (liczbę przejechanych kilometrów),
- stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
- imię i nazwisko osoby prowadzącej pojazd.
Ewidencja przebiegu pojazdów może także zawierać specjalną rubrykę określającą pojemność silnika samochodu oraz stawkę za jeden kilometr przebiegu. Ewidencjonowanie tego rodzaju danych umożliwia przedsiębiorcy zwrot kosztów przejazdu pracownikowi, kiedy przejazd służbowy odbywał się jego prywatnym samochodem.
W takiej sytuacji manager floty może zwrócić pracownikowi koszty eksploatacji pojazdu jedynie do określonego limitu – ustalonego przez Ministerstwo Finansów. Kwotę zwrotu ustala się w przeliczeniu za jeden kilometr, w zależności od pojemności skokowej silnika pojazdu, wyrażanej w centymetrach sześciennych (cm³).
Zgodnie z Rozporządzeniem stawka kilometrówki wynosi odpowiednio1:
- 0,8358 zł – dla pojazdów z silnikiem o mocy powyżej 900 cm³,
- 0,5214 zł – dla pojazdów z silnikiem o mocy do 900 cm³.
Kilometrówka – druk czy Excel?
Komfortowym rozwiązaniem jest równoległe prowadzenie ewidencji pojazdów służbowych w dwóch formach: tradycyjnej (papierowej) i elektronicznej. Jak graficznie powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu? Wzór Excel bez trudu znajdziesz w Internecie. Program Excel to najwygodniejszy sposób na to, aby możliwa była elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu. Druk do wypełniania odręcznego również wyszukasz w sieci.
O czym jeszcze musisz wiedzieć, jeżeli prowadzisz firmę korzystającą z floty pojazdów? Oto kilka cennych informacji:
- Od 2019 r. obowiązuje limit wydatków, które można wliczyć w koszty prowadzenia działalności w przypadku poruszania się samochodem prywatnym w celach służbowych. Limit ten wynosi 20% kosztów poniesionych na eksploatację samochodu (dotyczy m.in. zakupu paliwa, zakupu akcesoriów samochodowych oraz opłat za ubezpieczenie OC/AC).
- Jeżeli firma posiada w swojej flocie samochody służbowe użytkowane na podstawie umowy użyczenia lub najmu krótkoterminowego, istnieje możliwość wliczenia w koszty prowadzenia działalności kosztów eksploatacji tychże samochodów – na poziomie 75% poniesionych wydatków – i to bez konieczności prowadzenia ewidencji pojazdu.
- Ewidencja pojazdu nie jest konieczna, jeżeli jako przedsiębiorca chcesz odliczyć podatek VAT w całości, a jednocześnie spełniasz jeden z wymienionych poniżej warunków. Przykładowo posiadasz samochód przeznaczony do przewozu min. 10 osób (wraz z kierowcą), dysponujesz pojazdem nienadającym się do eksploatacji niezwiązanej z działalnością lub, jeśli samochód jest przeznaczony na odsprzedaż.
Ewidencja przebiegu pojazdu we flocie – zostań ekspertem!
Wiesz już doskonale, czym jest ewidencja przebiegu pojazdu, do czego służy, kto powinien ją prowadzić oraz jak powinna wyglądać idealna elektroniczna i papierowa kilometrówka. Wzór kilometrówki z łatwością znajdziesz w zasobach Internetu.
Jeżeli prowadzisz firmę lub zarządzasz flotą pojazdów, zachęcamy do skorzystania z usługi Shell Card, czyli rozwiązań flotowych przeznaczonych dla firm. Z kartą Shell Card obsługa firmowej floty samochodowej jest znacznie wygodniejsza i prostsza. Szczegóły oferty znajdziesz na stronie internetowej Shell.
Źródła:
